Trong hành trình không ngừng nghỉ nhằm tìm kiếm sự tối ưu trong công việc và cuộc sống, việc lựa chọn một ứng dụng quản lý công việc phù hợp luôn là thử thách lớn. Mỗi khi bắt đầu với một ứng dụng mới, tôi đều hy vọng về một khởi đầu đầy năng suất, nhưng rất nhanh sau đó, sự chồng chất của thông báo và các tính năng phức tạp lại khiến tôi bỏ dở. Sau vô số lần thử và thất bại, cuối cùng tôi cũng đã tìm được những công cụ giúp tôi ngừng loay hoay điều chỉnh và thực sự bắt tay vào hoàn thành mọi thứ.
Bài viết này là tổng hợp những trải nghiệm cá nhân của tôi với 8 ứng dụng quản lý công việc hàng đầu hiện nay. Từ những lựa chọn đơn giản, thân thiện với người mới bắt đầu cho đến các giải pháp chuyên nghiệp, tôi sẽ chia sẻ cái nhìn sâu sắc về ưu nhược điểm của từng ứng dụng, giúp bạn đọc tại Việt Nam có cái nhìn tổng quan và đưa ra quyết định phù hợp nhất với nhu cầu của mình. Mục tiêu là giúp bạn tìm thấy một phần mềm quản lý công việc không chỉ giúp bạn ghi nhớ nhiệm vụ mà còn thực sự thúc đẩy bạn đạt được mục tiêu.
8. Microsoft To Do: Khởi đầu đơn giản nhưng hiệu quả
Trong những ngày đầu tìm hiểu về các công cụ năng suất, bất cứ thứ gì cũng tốt hơn không có gì, đó là lý do vì sao tôi tìm đến Microsoft To Do. Đây là một ứng dụng to-do list miễn phí và tôi đặc biệt thích khả năng chuyển đổi giữa chế độ xem dạng lưới và dạng danh sách. Việc thêm một nhiệm vụ vào danh sách rất đơn giản, chỉ cần nhập tên và nhấn Enter.
Microsoft To Do tích hợp tốt với Outlook; tính năng “Flagged email” (Email được gắn cờ) giúp tôi dễ dàng truy cập mọi tin nhắn quan trọng đã được đánh dấu. Việc lựa chọn các danh mục công việc khác nhau giúp mọi thứ được sắp xếp gọn gàng; tính năng “Lists” (Danh sách) giúp tránh cảm giác quá tải khi có quá nhiều nhiệm vụ.
Ứng dụng này cũng cho phép thiết lập các tác vụ định kỳ trong Microsoft To Do và tạo lời nhắc khi cần thiết. Tôi thường đánh dấu những nhiệm vụ quan trọng nhất trong danh sách của mình là “Important” (Quan trọng).
Tuy nhiên, tôi đã ngừng sử dụng Microsoft To Do vì nó quá cơ bản. Mặc dù nó tốt cho việc ghi lại danh sách việc nhà hay danh sách mua sắm, nhưng tôi không thể sử dụng nó cho các nhiệm vụ công việc phức tạp hơn. Nhìn chung, đây là một lựa chọn tuyệt vời cho người mới bắt đầu tìm hiểu về ứng dụng quản lý công việc và cần một công cụ đơn giản, dễ dùng.
Tải xuống: Microsoft To Do cho iOS | Android (Miễn phí)
7. Trello: Bước tiến trong quản lý dự án trực quan
Sau khi nhận ra mình cần một công cụ quản lý công việc mạnh mẽ hơn, tôi đã chuyển sang Trello. Ứng dụng này hiện thân thiện với người dùng hơn rất nhiều so với thời điểm tôi bắt đầu sử dụng, và giao diện cũng cảm thấy ít lộn xộn hơn đáng kể. Tôi thích khả năng tạo nhiều bảng khác nhau và chế độ xem bảng giúp việc theo dõi các nhiệm vụ trở nên rất trực quan.
Trello cung cấp các tính năng tùy chỉnh toàn diện cho mỗi thẻ (card). Tôi có thể thêm mô tả đơn giản, tải lên tệp đính kèm và tạo checklist cho các nhiệm vụ phức tạp hơn. Nếu cần, tôi thậm chí có thể tạo các trường tùy chỉnh của riêng mình. Ngoài việc tuyệt vời cho mục đích công việc, Trello cũng rất tốt cho việc sử dụng cá nhân.
Giao diện tạo bảng mới trong ứng dụng Trello
Mặc dù Trello có gói trả phí, nhưng tôi chưa bao giờ cảm thấy cần phải nâng cấp. Tôi đã ngừng sử dụng ứng dụng này vì vào thời điểm đó nó quá phức tạp, nhưng vì điều đó không còn là vấn đề nữa, tôi vẫn có thể đề xuất Trello cho việc quản lý dự án hiệu quả. Đây là một phần mềm quản lý công việc rất linh hoạt cho các nhóm nhỏ hoặc cá nhân có nhiều dự án.
Tải xuống: Trello cho iOS | Android (Miễn phí, có mua trong ứng dụng)
6. Notion: Sức mạnh tùy biến đa năng
Notion là một trong những ứng dụng quản lý công việc có khả năng tùy biến cao nhất mà tôi từng sử dụng. Tôi đã dùng nó cho danh sách to-do hàng ngày và ứng dụng này có nhiều template để xây dựng thói quen làm việc hiệu quả. Tôi có thể tạo các biểu đồ Gantt toàn diện để lập kế hoạch các dự án lớn và lịch biên tập cho các công việc sáng tạo của mình.
Khi tạo tác vụ trong Notion, tôi có thể thêm mô tả, liên kết, ngày đến hạn và các thông tin hữu ích khác. Nó cũng đóng vai trò như một ứng dụng ghi chú, và khi kết hợp với Notion Web Clipper, công cụ này sẽ giúp bạn thực hiện nghiên cứu và giữ mọi thứ được sắp xếp gọn gàng.
Tôi vẫn sử dụng Notion, nhưng không phải cho mục đích quản lý tác vụ (ngoại trừ lịch nội dung). Mặc dù ứng dụng này trông tuyệt vời và khiến tôi cảm thấy năng suất, nhưng tôi đã lãng phí quá nhiều thời gian vào việc tập trung vào thiết kế và dành ít thời gian hơn để làm việc với các tác vụ của mình. Tuy nhiên, nếu bạn là người yêu thích sự tùy biến và muốn một công cụ quản lý công việc kiêm luôn cả ghi chú, wiki, Notion là một lựa chọn đáng giá.
Tải xuống: Notion cho iOS | Android | Windows | macOS (Miễn phí, có mua trong ứng dụng)
5. Google Tasks: Sự đơn giản từ Google
Google Tasks là phiên bản tương đương của Google với Microsoft To Do. Nó cũng đơn giản để sử dụng; tôi chỉ cần nhập tên tác vụ và nhấn Enter để nó có hiệu lực. Trước đó, tôi có thể thêm ngày đến hạn nếu cảm thấy cần thiết. Một tính năng đơn giản nhưng hiệu quả là khả năng đánh dấu một thời hạn là “Today” (Hôm nay) hoặc “Tomorrow” (Ngày mai) mà không cần mở rộng lịch.
Giao diện ứng dụng web Google Tasks giúp lập kế hoạch công việc hàng ngày
Nếu tôi muốn phân chia các tác vụ của mình, tôi có thể tạo các danh sách mới. Khi duyệt ứng dụng, tôi thấy nó trực quan hơn Microsoft To Do. Mọi thứ dường như tải nhanh hơn và các thay đổi có hiệu lực nhanh chóng hơn.
Tôi đã ngừng sử dụng Google Tasks vì, giống như Microsoft To Do, nó không cung cấp các công cụ nâng cao hơn mà tôi cần để theo dõi các tác vụ của mình. Tuy nhiên, nó vẫn là một ứng dụng quản lý công việc tốt cho những người hoàn toàn mới bắt đầu và đã quen với hệ sinh thái Google.
Tải xuống: Google Tasks cho iOS | Android (Miễn phí)
4. TickTick: Ứng dụng quản lý tác vụ nâng cao
TickTick là một trong những ứng dụng quản lý công việc tiên tiến nhất mà tôi từng sử dụng, và nó đã trở nên tốt hơn nữa trong vài năm qua. Bên cạnh việc tạo danh sách to-do cơ bản, bạn có thể tự động tạo danh sách khi đăng ký tài khoản. TickTick cung cấp các template như “work” (công việc) và “shopping” (mua sắm); bạn sẽ thấy mọi thứ trông như thế nào ở phía bên trái theo thời gian thực.
Ngoài danh sách to-do, TickTick còn cung cấp nhiều tính năng quản lý tác vụ khác. Ví dụ, bạn có thể chọn có muốn thêm trình theo dõi thói quen (habit-tracker) hay ma trận Eisenhower (Eisenhower Matrix) vào thanh bên trái của mình hay không. Nếu bạn làm việc với kỹ thuật Pomodoro, bạn cũng có thể thêm tính năng này vào thanh tác vụ của mình (chỉ cần đảm bảo bạn hiểu rõ những hạn chế của việc sử dụng kỹ thuật Pomodoro trước).
TickTick cho phép bạn thêm các phần (sections) ngoài các danh sách. Điều này giúp bạn chia nhỏ ngày của mình hiệu quả hơn; ví dụ, tôi sử dụng các phần “work” và “admin”. Mặc dù bạn có thể nâng cấp lên gói cao cấp, tôi không nghĩ điều đó là cần thiết cho hầu hết người dùng.
Tạo tác vụ trực tiếp trên trang chủ của TickTick, ứng dụng quản lý công việc
Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc TickTick, điều duy nhất tôi cảm thấy chưa hài lòng là đôi khi nó không mấy trực quan. Ví dụ, tôi cần mở rộng một menu để tạo các phần mới. Mặc dù tuyệt vời cho nhiều người dùng, nhưng nó không phải là lựa chọn tốt nhất cho tôi. Tuy nhiên, nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng quản lý công việc toàn diện với nhiều tính năng nâng cao, TickTick chắc chắn là một ứng cử viên sáng giá.
Tải xuống: TickTick cho iOS | Android | Windows | macOS (Miễn phí, có mua trong ứng dụng)
3. Any.do: Kết hợp giữa TickTick và Trello
Tôi coi Any.do là sự kết hợp giữa TickTick và Trello. Tôi thích chế độ xem bảng (board view); với tư cách là người thích có cái nhìn tổng quan về những gì mình cần làm, nó mang lại sự rõ ràng tuyệt đối. Mặc dù giao diện ứng dụng có vẻ hơi “cluttered” (lộn xộn), nhưng ít nhất nó vẫn phản hồi tốt.
Giống như nhiều ứng dụng quản lý công việc khác, Any.do có tính năng tạo danh sách. Nếu không muốn chế độ xem bảng, tôi có thể xem ngày của mình hoặc tất cả các tác vụ thay thế. Ứng dụng cho phép tôi tạo thẻ (tags) và xác định các ưu tiên của mình để tổ chức tốt hơn mỗi tác vụ.
Một điều thú vị khác về Any.do là khả năng thêm các nhiệm vụ con (sub-tasks). Ví dụ, tôi có thể đặt “Viết bài” làm nhiệm vụ chính và sau đó tạo các việc cần làm riêng biệt cho từng phần – đánh dấu chúng khi hoàn thành. Phiên bản trả phí của Any.do có một tính năng bổ sung nơi nó có thể gợi ý các nhiệm vụ con.
Mặc dù Any.do khá hữu ích, nhưng giao diện của nó quá “bloated” (quá tải) đối với tôi. Vì vậy, mặc dù nó tốt, nhưng nó không tốt bằng một số lựa chọn hàng đầu khác của tôi. Tuy nhiên, nếu bạn tìm kiếm một app quản lý công việc có sự kết hợp của nhiều tính năng và chế độ xem khác nhau, Any.do có thể là lựa chọn đáng cân nhắc.
Tải xuống: Any.do cho iOS | Android | Windows | macOS (Miễn phí, có mua trong ứng dụng)
2. Todoist: Vẫn là lựa chọn hàng đầu cho năng suất
Mặc dù là một trong những ứng dụng năng suất đầu tiên tôi từng sử dụng, Todoist vẫn là một trong những ứng dụng tốt nhất. Việc tạo tác vụ và tác vụ con rất đơn giản, và tôi thích cách giao diện cân bằng giữa sự đơn giản với bộ tính năng đủ dùng.
Chức năng tìm kiếm của Todoist rất hữu ích và cho phép tôi tìm kiếm bất cứ điều gì tôi đã thêm làm tác vụ, nhưng không chỉ có vậy. Tôi có thể nhanh chóng bỏ qua các tác vụ sắp tới của mình, bộ lọc và nhãn, hộp thư đến, và nhiều hơn nữa. Phần “Projects” (Dự án) hoạt động tương tự như việc tạo danh sách trong các ứng dụng to-do list khác.
Quản lý các tác vụ trong Todoist thông qua tích hợp với ứng dụng Mailbird
Một điều hay ho khác về Todoist là khả năng đặt thời hạn bằng cách chỉ cần gõ một ngày cụ thể. Tôi cũng có thể nhập nếu muốn một số tác vụ nhất định lặp lại. Mặc dù Todoist có đăng ký trả phí, tôi chưa bao giờ cảm thấy cần phải nâng cấp.
Tôi vẫn sử dụng Todoist, mặc dù nó không phải là ứng dụng quản lý công việc hàng đầu của tôi. Thay vì sử dụng nó cho công việc chính, tôi dùng công cụ này để lập kế hoạch các tác vụ hàng tuần cho các dự án sáng tạo phụ của mình. Tôi thường sử dụng công cụ này từ widget điện thoại hơn là vào trực tiếp ứng dụng. Đây là một phần mềm quản lý công việc linh hoạt và đáng tin cậy.
Tải xuống: Todoist cho iOS | Android | Windows | Mac | Linux (Miễn phí, có mua trong ứng dụng)
1. Things 3: Đỉnh cao của ứng dụng To-Do List
Mặc dù đã thử vô số ứng dụng quản lý công việc, Things 3 vẫn là công cụ to-do list tốt nhất. Ban đầu tôi nghĩ nó khá đắt (có giá 49.99 USD khi mua một lần trên Mac), nhưng tôi đã có một khoản lợi nhuận đầu tư tuyệt vời kể từ khi tải xuống. Ứng dụng này dễ sử dụng và việc tổ chức các tác vụ rất đơn giản.
Vì tôi có thể sao chép và dán các tác vụ (trước khi chỉnh sửa chúng), tôi sắp xếp tuần của mình trong một phần nhỏ thời gian so với trước đây. Tôi cũng thích cách ứng dụng desktop phản hồi nhanh chóng. Vì nó rất dễ sử dụng, tôi không cảm thấy cần phải dùng phiên bản trình duyệt; kết quả là, tôi ít bị phân tâm hơn bởi việc mở các tab mới.
Giao diện ứng dụng Things 3 trên macOS, công cụ quản lý tác vụ chuyên nghiệp
Tuy nhiên, app quản lý công việc này chỉ có hiệu lực trên thiết bị mà tôi tải xuống. Vì tôi sử dụng Things 3 trên máy tính của mình, tôi đã khắc phục vấn đề này bằng cách sử dụng Todoist trên điện thoại thông minh và máy tính bảng của mình. Một nhược điểm khác là mặc dù có sẵn trên Mac, bạn không thể sử dụng Things 3 trên máy tính Windows (hoặc các thiết bị không phải của Apple). Nếu bạn là người dùng hệ sinh thái Apple và đang tìm kiếm sự tối ưu, Things 3 chính là ứng dụng quản lý công việc không thể bỏ qua.
Tải xuống: Things 3 cho macOS | iOS | visionOS (Giá khác nhau tùy nền tảng)
Các ứng dụng quản lý công việc là một cách tuyệt vời để đơn giản hóa quy trình làm việc hàng ngày và tăng năng suất. Mặc dù tôi nghĩ Things 3 là tốt nhất, nhưng bất kỳ ứng dụng nào tôi đã đề cập trong bài viết này đều có thể hoạt động hiệu quả. Sự lựa chọn của bạn phụ thuộc vào sở thích về tính năng, thiết kế, thiết bị bạn sử dụng và ngân sách cá nhân. Hãy khám phá và tìm ra app quản lý công việc phù hợp nhất với hành trình năng suất của riêng bạn.
