Trong thế giới công nghệ phát triển nhanh chóng, nơi mỗi nhiệm vụ dường như đều đòi hỏi sự chú ý tức thì, việc cắt giảm sự xao nhãng và hoàn thành công việc hiệu quả trở thành một thách thức lớn. Áp lực từ hàng loạt dự án, email, và thông báo có thể khiến chúng ta cảm thấy choáng ngợp, dẫn đến việc trì hoãn và giảm sút năng suất. Tuy nhiên, chìa khóa để vượt qua tình trạng này lại nằm ở một phương pháp đơn giản đến bất ngờ: tuân thủ một quy tắc duy nhất, kiên định với nó và hành động. Thay vì suy nghĩ quá nhiều, đã đến lúc chúng ta bắt đầu thực thi – từng nhiệm vụ được ưu tiên một cách có chủ đích. Đây chính là nền tảng của việc quản lý công việc hiệu quả và nâng cao năng suất bền vững.
Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên: Định Nghĩa và Cơ Chế Hoạt Động
Quy tắc Danh sách Ưu tiên là một phương pháp đơn giản nhưng cực kỳ mạnh mẽ: Hãy lập danh sách các nhiệm vụ của bạn theo thứ tự quan trọng, sau đó hoàn thành chúng đúng theo trình tự đó mà không bỏ qua bất kỳ mục nào.
Đây không phải là một “thủ thuật” phức tạp, một hệ thống mã hóa màu mè, hay một ứng dụng năng suất cao cấp liên tục gửi nhắc nhở. Sự hiệu quả của quy tắc này nằm ở tính trực tiếp của nó. Bạn xác định điều gì quan trọng nhất, cam kết thực hiện theo thứ tự đó, và bắt tay vào hành động. Việc thực hiện không dựa trên tiêu chí nào nhanh nhất, dễ nhất, hay thú vị nhất, mà hoàn toàn dựa trên mức độ cấp bách, thời hạn, hoặc yêu cầu từ quản lý và đội nhóm của bạn.
Đây cũng là điểm mà nhiều người vấp ngã. Họ lập danh sách nhưng ngay lập tức muốn bỏ qua các mục khó. Nhiệm vụ số 1 có vẻ “nặng nề”, vì vậy họ nhảy sang nhiệm vụ số 6 để có được một “chiến thắng nhanh”, theo đuổi cảm giác thỏa mãn nhất thời trong khi tự thuyết phục bản thân rằng mình đang làm việc năng suất.
Hình ảnh tượng trưng hai bộ não cạnh nhau thể hiện đa nhiệm so với đơn nhiệm, minh họa sự tập trung cao độ khi làm một việc tại một thời điểm.
Đáng tiếc, đây không phải là tập trung công việc thực sự hay hiệu suất thật. Dự án “cấp bách” mà sếp bạn nhắc đến hai lần tuần trước? Vẫn chưa được động đến. Công việc quan trọng cần nộp vào buổi trưa? Bị bỏ qua trong khi bạn dọn dẹp hộp thư đến hoặc chỉnh sửa slide của ngày hôm qua.
Quy tắc Danh sách Ưu tiên chấm dứt tình trạng này, không có sự sắp xếp lại hay thương lượng. Bạn thực hiện nhiệm vụ quan trọng nhất trước, sau đó là thứ hai, rồi thứ ba—luôn theo đúng thứ tự. Phương pháp này không hào nhoáng và chắc chắn không mang lại cho bạn ảo giác về tiến bộ nhanh chóng. Với cách này, bạn sẽ không thể gạch bỏ năm mục dễ dàng liên tiếp, nhưng bạn sẽ nhận thấy những kết quả ý nghĩa. Các dự án được hoàn thành, ưu tiên vẫn rõ ràng, và bạn sẽ ngừng lãng phí năng lượng vào việc liên tục quyết định nên làm gì mỗi vài phút.
Xây Dựng Danh Sách và Trao Quyền Tuyệt Đối cho Nó
Bạn không thể tuân theo một hệ thống không tồn tại. Hãy bắt đầu bằng cách liệt kê mọi nhiệm vụ trong tâm trí bạn—dù nhỏ, lớn, dở dang hay chỉ là ý tưởng. Viết ra tất cả những gì bạn có thể nghĩ tới. Đừng lo lắng về việc phân loại vội, hãy coi đây như việc bạn bày ra các công cụ trước khi bắt đầu xây dựng một thứ gì đó.
Ảnh chụp màn hình của một danh sách công việc chung chung, chưa được sắp xếp, thể hiện việc liệt kê mọi tác vụ cần thực hiện.
Khi danh sách đã hoàn chỉnh, hãy bắt đầu sắp xếp mọi thứ. Không phải theo những gì có vẻ thú vị hay những gì sẽ gây ấn tượng với người khác, mà theo mức độ cấp bách và sự liên quan. Tránh dán nhãn mọi thứ là “ưu tiên cao”, vì điều đó không thực sự ưu tiên công việc của bạn. Đây là một cách tiếp cận thực tế, không phải cảm xúc.
Tôi thường tự hỏi: Việc gì cần làm trước vì người khác đang chờ đợi? Nhiệm vụ nào, nếu bị trì hoãn, sẽ gây ra sự gián đoạn lớn nhất? Những nhiệm vụ xuất hiện trong đầu khi trả lời các câu hỏi này chính là những nhiệm vụ thuộc về vị trí hàng đầu. Nếu tôi không chắc chắn giữa Nhiệm vụ A và Nhiệm vụ B cái nào quan trọng hơn, tôi luôn hỏi. Một tin nhắn nhanh cho quản lý có thể giúp tôi tiết kiệm hàng ngày làm việc lãng phí.
Ảnh chụp màn hình của một danh sách công việc chung chung, đã được sắp xếp theo mức độ quan trọng, minh họa cách ưu tiên tác vụ một cách rõ ràng.
Khi danh sách đã được chốt, thách thức thực sự bắt đầu. Nhiều người thất bại ở đây, không phải vì họ không lập danh sách đúng cách, mà vì họ không tuân thủ nó đúng cách. Họ có thể bắt đầu đúng hướng, nhưng sau đó những lời bào chữa bắt đầu len lỏi vào: “Nhiệm vụ số 3 ngắn hơn và tôi chỉ có 20 phút”, hoặc “Bây giờ tôi không có tâm trạng làm Nhiệm vụ số 1, hãy để tôi làm Nhiệm vụ số 5”. Họ nhảy việc và chọn những mục dễ dàng hơn, mắc kẹt vào những sai lầm phổ biến trong quản lý thời gian hiệu quả.
Đây là một cái bẫy tự gây ra. Mỗi lần chệch hướng là một sự đánh đổi hiệu quả lấy sự thoải mái. Bạn có thể bận rộn, nhưng bạn sẽ không tiến lên một cách thực sự năng suất. Nếu bạn đã dành thời gian để ưu tiên, hãy tin tưởng vào công sức bạn đã bỏ ra. Đừng quyết định lại toàn bộ ngày của bạn mỗi 15 phút; Nhiệm vụ số 1 có nghĩa là bắt đầu với Nhiệm vụ số 1. Cam kết hoàn thành chúng theo đúng thứ tự đó và giữ nguyên thứ tự đã viết. Bộ não của bạn sẽ cố gắng đàm phán lại, đừng chiều theo nó.
Ưu Tiên Không Phải Phỏng Đoán, Mà Là Giao Tiếp
Nhiều người coi việc ưu tiên là một nhiệm vụ cá nhân—bạn ngồi suy nghĩ một mình, đưa ra quyết định và tự mình tiến lên. Điều đó có thể hiệu quả trong một số trường hợp, nhưng nhiều người trong chúng ta đã từng bị sếp khiển trách vì dành hai ngày cho một việc có thể đợi được một tuần.
Bước này là thiết yếu: nếu bạn không biết, hãy hỏi. Đây là một phần quan trọng của việc tuân thủ Quy tắc Danh sách Ưu tiên. Quy tắc này hoạt động tốt nhất khi đi kèm với giao tiếp hiệu quả. Nếu bạn từng nghi ngờ nhiệm vụ nào quan trọng hơn, chỉ cần hỏi. Gửi một tin nhắn nhanh cho trưởng nhóm hoặc quản lý của bạn, nói điều gì đó như: “Hôm nay tôi có Nhiệm vụ A và B cần làm, anh/chị muốn tôi giải quyết cái nào trước?”
Nếu quản lý của bạn không phản hồi, hãy tìm sự hướng dẫn từ một đồng nghiệp hoặc trưởng nhóm đáng tin cậy—và luôn ghi lại các quyết định của bạn. Khi bạn mắc kẹt chờ đợi phản hồi, tốt hơn là nên tiến lên một cách có suy nghĩ hơn là đình trệ. Hãy hỏi ai đó quen thuộc với dự án để có được góc nhìn của họ, và ghi lại ngắn gọn những gì bạn đã quyết định, lý do tại sao, và khi nào bạn đã liên hệ.
Không có người quản lý nào hợp lý sẽ phạt bạn vì tìm kiếm sự rõ ràng. Trên thực tế, hầu hết đều đánh giá cao cách tiếp cận chủ động này. Thà dành 60 giây để hỏi hướng dẫn còn hơn là mất hàng giờ để sửa chữa một sai lầm do phỏng đoán mà không hỏi ai.
Không Có Chỗ Cho Quyết Định Dựa Trên Cảm Xúc
Tâm trạng là mối đe dọa thầm lặng nhất đối với sự nhất quán. Bạn tỉnh táo hơn vào buổi sáng, thích giao tiếp hơn sau bữa trưa, và cạn kiệt năng lượng vào giữa buổi chiều. Chẳng bao lâu, thứ tự nhiệm vụ của bạn dựa trên cảm giác của bạn, chứ không phải điều gì quan trọng. Đó là cách mà cả tuần làm việc biến mất. Bạn lãng phí năng lượng để sắp xếp lại công việc cho phù hợp với tâm trạng thay vì thực hiện theo ưu tiên.
Nhiều người cố gắng biện minh cho việc bỏ qua các nhiệm vụ khó khăn vì họ quá xao nhãng hoặc đang có dấu hiệu kiệt sức. Thay vì tuân theo một danh sách ưu tiên, họ tìm kiếm các lối tắt phù hợp với tâm trạng hiện tại của mình.
Quy tắc này đảo ngược hoàn toàn điều đó. Thay vì uốn nắn danh sách nhiệm vụ của bạn để phù hợp với tâm trạng, bạn làm ngược lại: quản lý tâm trạng của mình để đáp ứng yêu cầu của danh sách. Trong trường hợp của tôi, điều đó có thể có nghĩa là lên lịch làm nhiệm vụ khó nhất vào thời gian tập trung cao điểm, hoặc nghỉ giải lao ngắn để nạp lại năng lượng trước một nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung cao độ. Tôi thường uống nước, vươn vai, điều chỉnh mắt, ra ngoài hít thở nhanh, bất cứ điều gì giúp tôi chuẩn bị hành động. Dù tôi làm gì, tôi cũng không sắp xếp lại hoặc bỏ qua nhiệm vụ.
Hãy nghỉ ngơi nhanh giữa mỗi nhiệm vụ, không chỉ trong những khoảng thời gian làm việc dài. Những khoảng dừng ngắn, dù chỉ một hoặc hai phút, giúp bạn thiết lập lại sự tập trung. Thói quen nhỏ này có thể cải thiện năng suất của bạn bằng cách ngăn ngừa sự mệt mỏi tinh thần khi bạn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.
Danh sách vẫn cố định; tính khí của bạn là biến số mà bạn kiểm soát. Có một cảm giác nhẹ nhõm khi nhận ra điều đó. Không suy nghĩ quá nhiều, không tự nghi ngờ, chỉ là tiến bộ ổn định.
Đà Tiến Bộ Quan Trọng Hơn Động Lực Nhất Thời
Mặc dù có nhiều cách để tăng động lực làm việc, nhưng nó có thể dao động mạnh mẽ. Nếu bạn dựa vào động lực như yếu tố thúc đẩy chính, hiệu suất của bạn sẽ không ổn định và không đáng tin cậy. Thay vào đó, Quy tắc Danh sách Ưu tiên tự xây dựng dựa trên đà tiến bộ (momentum).
Đà tiến bộ không phụ thuộc vào cảm giác của bạn, nó được tạo ra bằng cách bắt đầu và hoàn thành từng nhiệm vụ một. Khi bạn hoàn thành một mục ưu tiên cao—dù khó khăn đến đâu—chiến thắng đó sẽ tích lũy. Bởi vì bạn đã và đang tiến về phía trước, nhiệm vụ tiếp theo đột nhiên có vẻ dễ quản lý hơn.
Quan trọng hơn, nó ngăn chặn ảo giác về tiến bộ. Thật dễ dàng tự lừa dối bản thân rằng bạn đang làm việc hiệu quả bằng cách gạch bỏ một số nhiệm vụ dễ dàng, nhưng nếu không có nhiệm vụ nào trong số đó thực sự thúc đẩy mục tiêu, bạn chưa thực sự đạt được tiến bộ. Tập trung vào những công việc bận rộn không mang lại kết quả hữu hình, nó chỉ mang lại cảm giác tốt trong khoảnh khắc đó.
Hình ảnh một người đang ghi chép các công việc vào cuốn sổ tay, tượng trưng cho việc xây dựng đà tiến độ và vượt qua trì hoãn trong công việc hàng ngày.
Theo kinh nghiệm của tôi, đà tiến bộ đến từ năng suất thực sự. Ngay cả khi tôi chỉ hoàn thành một nhiệm vụ trong một ngày, tôi vẫn có thể tạo ra sự chuyển động có ý nghĩa. Loại tiến bộ đó cho phép tôi xây dựng sự tự tin, tạo ra kết quả tích lũy và xây dựng lòng tin tại nơi làm việc của mình.
Hãy quên đi sự hài lòng thoáng qua của những chiến thắng nhỏ, thay vào đó hãy hướng tới đà tiến bộ bền vững đến từ việc hoàn thành những gì thực sự quan trọng. Một khi bạn đã bắt đầu guồng quay, việc tuân theo danh sách sẽ trở nên thỏa mãn hơn rất nhiều.
Khi Đi Chệch Hướng, Hãy Bắt Đầu Lại
Sẽ có những ngày bạn thất bại, như tôi đã từng nhiều lần. Cuối cùng, bạn sẽ lại làm theo tâm trạng, bị phân tâm bởi các yêu cầu cấp bách, hoặc bỏ qua hoàn toàn quy tắc. Điều đó là bình thường, nhưng điều quan trọng là cách bạn phản ứng khi đi chệch hướng.
Đừng lấy thất bại làm lý do để loại bỏ hệ thống của bạn, hãy coi đó là bằng chứng cho thấy tại sao Quy tắc Danh sách Ưu tiên lại quan trọng. Khoảnh khắc bạn nhận ra mình đã đi chệch hoặc sắp xếp lại danh sách của mình, hãy dừng lại, hít một hơi, quay lại danh sách của bạn và cam kết lại thứ tự.
Không có gì phải xấu hổ khi bắt đầu lại và không cần phải hoảng sợ, bạn không cần tạo một kế hoạch hoàn toàn mới. Bạn cần tin tưởng vào kế hoạch đã có và luyện tập để tuân thủ nó.
Hình ảnh một người đàn ông đang làm việc trên máy tính xách tay với bộ đếm thời gian Pomodoro, lịch và biểu đồ xung quanh, thể hiện việc áp dụng các phương pháp năng suất để tối ưu hóa quy trình làm việc.
Với Quy tắc Danh sách Ưu tiên, bạn có thể dễ dàng và hiệu quả cải thiện toàn bộ quy trình làm việc của mình. Hãy tạo danh sách, đặt thứ tự và làm việc qua từng mục một, không thỏa hiệp. Chỉ vậy thôi. Bạn sẽ ngạc nhiên về tốc độ mà sự rõ ràng thay thế sự hỗn loạn.
