Nếu bạn chỉ đang sử dụng thanh tìm kiếm của Gmail để tra cứu tên người gửi hoặc dòng tiêu đề, bạn đang bỏ lỡ rất nhiều tính năng mạnh mẽ khác. Thanh tìm kiếm này được tích hợp đầy đủ các chức năng có thể làm được nhiều hơn những gì bạn tưởng, giúp việc quản lý và truy xuất email trở nên nhanh chóng, hiệu quả hơn bao giờ hết.
Tại Sao Thanh Tìm Kiếm Gmail Xứng Đáng Được Quan Tâm Hơn?
Hầu hết người dùng Gmail chỉ dừng lại ở các thao tác cơ bản. Họ nhập một cái tên, một tiêu đề, hoặc một từ khóa chung chung, sau đó cuộn qua các kết quả, hy vọng tìm thấy email mình cần. Phương pháp thử và sai này tuy hiệu quả nhưng tốn thời gian và thường gây khó chịu, đặc biệt là khi hộp thư đến chứa hàng ngàn email kéo dài nhiều năm. Điều mà ít người nhận ra là công cụ tìm kiếm của Gmail tinh vi hơn vẻ bề ngoài rất nhiều.
Kết quả tìm kiếm Gmail cơ bản hiển thị tìm kiếm thiết kế nội thất
Hãy xem thanh tìm kiếm Gmail như một Google cá nhân dành cho email của bạn. Giống như việc bạn có thể tìm kiếm trên web bằng các cụm từ hoặc lệnh chính xác, Gmail cung cấp các toán tử tìm kiếm nâng cao cho phép bạn tập trung vào chính xác những gì đang tìm kiếm. Nó hiểu ngữ cảnh, bộ lọc, phạm vi thời gian, loại tệp, người gửi và nhiều hơn nữa. Điều này cực kỳ hữu ích nếu bạn có một hộp thư đến với hàng nghìn tin nhắn từ nhiều năm trước.
Ví dụ, giả sử bạn đang cố gắng tìm một hợp đồng mà sếp của bạn đã gửi vào tháng 6. Thay vì cuộn qua hàng tá email cũ, bạn có thể nhập:
from:[email protected] sau:2024/06/01 truoc:2024/07/01 filename:pdfChỉ trong vài giây, Gmail sẽ lọc hộp thư đến của bạn để chỉ hiển thị những email từ sếp của bạn trong tháng 6 có đính kèm tệp PDF. Đây là cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn nhiều so với việc tìm kiếm thủ công từng email một.
Thủ Thuật Tìm Kiếm Hàng Ngày Giúp Bạn Tiết Kiệm Thời Gian
Bạn không cần phải ghi nhớ hàng tá lệnh để đạt được kết quả. Chỉ cần một vài toán tử tìm kiếm cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong thói quen hàng ngày của bạn.
Hãy thử has:attachment để tìm tất cả các email có tệp đính kèm. Thêm filename:pdf hoặc filename:xlsx để lọc theo loại tệp cụ thể. Bao gồm một người gửi, ví dụ from:[email protected], và bạn đã truy xuất mọi tài liệu mà khách hàng đó đã gửi mà không cần tìm kiếm thủ công.
Thanh tìm kiếm Gmail với địa chỉ email và toán tử file
Tìm kiếm dựa trên ngày tháng cũng mạnh mẽ không kém. Sử dụng after: (sau:) và before: (trước:) với định dạng ngày tháng là YYYY/MM/DD. Tìm kiếm after:2025/01/01 before:2025/02/01 sẽ hiển thị tất cả tin nhắn nhận được trong tháng 1. Điều này cực kỳ hữu ích để thu hẹp tìm kiếm vào các dự án, sự kiện hoặc thời hạn cụ thể.
Nếu bạn tổ chức hộp thư đến bằng các nhãn (labels), hãy sử dụng chúng trong tìm kiếm với toán tử label:. Ví dụ, label:congviec hopdong sẽ hiển thị tất cả tin nhắn được gắn nhãn “congviec” và chứa từ “hopdong”.
Bạn cũng có thể sử dụng dấu ngoặc kép để tìm kiếm các cụm từ chính xác. Gõ “lịch họp” đảm bảo bạn chỉ thấy những email chứa chính xác những từ đó theo đúng thứ tự. Bạn sẽ không còn phải sàng lọc qua những đề cập không liên quan đến “lịch” hoặc “họp” riêng lẻ.
Cách Kết Hợp Các Toán Tử Để Đạt Kết Quả Tốt Hơn
Một toán tử tìm kiếm đơn lẻ đủ để có kết quả chính xác trong hầu hết các trường hợp. Tuy nhiên, việc kết hợp nhiều toán tử tìm kiếm sẽ giúp bạn tập trung vào chính xác những gì mình đang tìm kiếm với độ chính xác tuyệt đối.
Hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng tìm các tệp bảng tính từ một đồng nghiệp tên An đã gửi trong nửa đầu tháng 4. Bạn có thể sử dụng:
from:[email protected] after:2024/04/01 before:2024/04/16 filename:xlsxTruy vấn đó sẽ chỉ trả về những email từ An trong khoảng thời gian cụ thể đó và có chứa tệp Excel.
Nếu bạn muốn tìm kiếm email từ nhiều người, bạn có thể sử dụng toán tử OR như sau:
from:[email protected] OR from:[email protected]Bạn cũng có thể loại trừ các người gửi cụ thể bằng cách sử dụng dấu trừ (-). Ví dụ, -from:[email protected] sẽ lọc bỏ các email từ địa chỉ email đó.
Bạn muốn tìm những tin nhắn chưa đọc với chủ đề cụ thể từ quản lý của mình? Hãy thử:
subject:capnhat from:[email protected] is:unreadCàng thử nghiệm nhiều, bạn sẽ càng hiểu rõ cách các toán tử tìm kiếm khác nhau tương tác với nhau. Và vì Gmail cung cấp kết quả tức thì, bạn có thể điều chỉnh truy vấn của mình ngay lập tức mà không cần chờ đợi.
Hướng Dẫn Tạo Bộ Lọc Từ Truy Vấn Tìm Kiếm
Sau khi khám phá một truy vấn tìm kiếm mang lại chính xác kết quả bạn cần, có thể bạn sẽ muốn Gmail tự động thực hiện công việc đó cho mình. Đó là lúc các bộ lọc (filters) phát huy tác dụng. Lọc là một thủ thuật tìm kiếm Gmail tiện lợi cho phép bạn áp dụng các hành động tự động cho các email đến khớp với các tiêu chí cụ thể.
Tạo bộ lọc tìm kiếm trên Gmail
Để bắt đầu, hãy nhấp vào biểu tượng bộ lọc ở cuối thanh tìm kiếm Gmail. Thao tác này sẽ mở bảng điều khiển tìm kiếm nâng cao, nơi bạn có thể điền các trường như người gửi, chủ đề, từ khóa, kích thước tệp hoặc phạm vi ngày. Bạn cũng có thể dán một truy vấn tìm kiếm mà bạn đã thử nghiệm trước đó.
Sau khi đã thiết lập các tiêu chí, hãy nhấp vào “Tạo bộ lọc” (Create filter) ở cuối bảng điều khiển thay vì chạy tìm kiếm. Gmail sau đó sẽ hiển thị danh sách các hành động bạn có thể áp dụng cho các email khớp với tìm kiếm của bạn. Bạn có thể tự động áp dụng nhãn, bỏ qua hộp thư đến, lưu trữ, đánh dấu sao, chuyển tiếp đến một địa chỉ khác hoặc đánh dấu tin nhắn là đã đọc.
Bạn cũng có thể quản lý các bộ lọc bằng cách đi tới Cài đặt > Xem tất cả cài đặt > Bộ lọc và địa chỉ bị chặn. Từ đó, bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa các bộ lọc khi cần.
Thanh tìm kiếm trong Gmail không chỉ là một tiện ích. Đó là một công cụ mạnh mẽ có thể tìm kiếm và tùy chỉnh linh hoạt. Mặc dù trông khiêm tốn, nhưng ẩn dưới vẻ ngoài đó, nó thông minh hơn hầu hết mọi người nhận ra. Một khi bạn nắm vững cú pháp, bạn sẽ tự hỏi làm thế nào mình có thể quản lý email mà không có nó.
