Microsoft Access là một trong những thành viên của dòng ứng dụng Microsoft 365 và là một trong những công cụ năng suất mạnh mẽ và uy lực dành cho những người dùng doanh nghiệp.
Giống như Microsoft Excel, Access cho phép bạn xem và chỉnh sửa dữ liệu. Nhưng Access mạnh hơn Excel và hoàn toàn có thể xử lý nhiều dữ liệu hơn cùng một lúc.
Đó là toàn bộ những gì bạn nên biết về Microsoft Access.
Microsoft Access là gì?
Microsoft Access là khối hệ thống vận hành cơ sở dữ liệu do Microsoft cung ứng. Nó sử dụng Microsoft Jet Database Engine và là một trong những phần của bộ ứng dụng Microsoft Office.
Microsoft Access cung ứng tính năng của cơ sở dữ liệu và năng lực lập trình để tạo những screen (biểu mẫu) dễ điều phối. Nó giúp đỡ bạn phân tích một lượng lớn thông tin và vận hành dữ liệu một cách hiệu suất cao.
Microsoft Access là khối hệ thống vận hành cơ sở dữ liệu do Microsoft cung ứng
Microsoft Access khác lạ so với Excel ra làm sao?
Cả Microsoft Excel và Access đều hoàn toàn có thể được sử dụng để lưu trữ dữ liệu, vì vậy nhiều người nghĩ chúng hoàn toàn có thể khá tương đương. Nhưng trên thực tiễn, chúng trọn vẹn không giống nhau.
Excel là một trong những chương trình bảng tính chủ yếu được sử dụng cho những dự án công trình riêng lẻ và để tiến hành những phép tính ngắn gọn. Hầu hết người tiêu dùng Excel chỉ thao tác làm việc với vài chục đến vài trăm ô dữ liệu cùng một lúc. Và Excel là lựa chọn tuyệt vời để vẽ đồ thị và lập biểu đồ cho những phép tính và điểm dữ liệu đó.
Mặt khác, Microsoft Access được tạo ra để lưu trữ và vận hành con số lớn dữ liệu ở dạng giúp dễ dàng và đơn giản truy xuất và sử dụng trong những ứng dụng không giống nhau. Trong khi người tiêu dùng Excel nhập trực tiếp vào bảng tính của họ, thì cơ sở dữ liệu Access được thao tác với những biểu mẫu và truy vấn được tạo sẵn. Hầu hết những doanh nghiệp cũng kết nối Access với những ứng dụng khác, vì vậy khi những ứng dụng khác đó tạo dữ liệu, nó sẽ tự động được chuyển sang Access.
Cách sử dụng Microsoft Access
Dưới đấy là tổng quan về những yếu tố chính của Access và cách chúng được sử dụng.
Bảng
Access lưu trữ dữ liệu của nó trong những bảng. Chúng ta có thể xây dựng một cơ sở dữ liệu duy nhất bao hàm toàn bộ dữ liệu cho toàn bộ dự án công trình – cơ sở dữ liệu này thường được gọi là cơ sở dữ liệu “phẳng”.
Cơ sở dữ liệu quan hệ
Tuy nhiên, hầu như luôn luôn dễ dàng và đơn giản hơn khi tạo nhiều bảng, mỗi bảng chứa những phần tử của dữ liệu cần được theo dõi cho một dự án công trình (ví dụ, một doanh nghiệp hoàn toàn có thể duy trì những bảng riêng lẻ cho dữ liệu thành phầm, đơn đặt hàng, quý khách và thông tin vận chuyển). Mỗi bảng hoàn toàn có thể liên quan và kết nối với nhau – đây được gọi là cơ sở dữ liệu quan hệ, cho phép những nhà cách tân và phát triển tạo nhiều cơ sở dữ liệu kha khá đơn giản và giản dị và liên hệ chúng với nhau.
Cơ sở dữ liệu Access hoàn toàn có thể được share và chỉnh sửa từ nhiều máy tính
Biểu mẫu
Những nhà cách tân và phát triển cơ sở dữ liệu thường tạo những biểu mẫu cho phép người tiêu dùng nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu mà không cần sử dụng bảng tính. Bằng phương pháp tránh phải nhập dữ liệu trong một bảng giống như bảng tính, ít có năng lực xảy ra lỗi khi nhập dữ liệu hơn nhiều.
Truy vấn
Truy vấn là một trong những phần tử phổ cập khác trong cơ sở dữ liệu Access. Chương trình hỗ trợ những truy vấn phức tạp để tìm thông tin trong cơ sở dữ liệu, điều này hoàn toàn có thể quan trọng khi cơ sở dữ liệu chứa hàng nghìn mục nhập.
Report
Access cho phép người tiêu dùng tạo những report tùy chỉnh một cách nhanh gọn và dễ dàng và đơn giản. Report Wizard giúp đỡ bạn dễ dàng và đơn giản sắp xếp, nhóm và dán nhãn dữ liệu để in và share dễ dàng và đơn giản.
Kết phù hợp với nhau, những thành phần này cho phép những doanh nghiệp và tổ chức vận hành, cũng như hiểu được lượng lớn dữ liệu mà người ta cần lưu trữ.
Ví dụ, một doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng Access để theo dõi hàng tồn kho và doanh số bán sản phẩm của tớ, trong khi một trường học hoàn toàn có thể sử dụng Access để theo dõi học viên, thông tin cá thể, điểm số, hiệu suất, bài tập và dữ liệu giáo viên của họ. Access hoàn toàn có thể được sử dụng cho những dự án công trình ví dụ, ví dụ như để vận hành thành viên trong nhóm, nhiệm vụ, thành tích, thời hạn và những sinh hoạt tiếp theo.
