Trong nhiều thập kỷ, Microsoft Excel luôn là “gã khổng lồ” trong lĩnh vực bảng tính. Đây là công cụ không thể thiếu cho các nhà phân tích dữ liệu, kế toán viên và bất kỳ ai muốn nắm vững quyền kiểm soát các hàng và cột. Google Sheets từ lâu vẫn bị coi là “người em họ” nhẹ ký hơn. Tuy nhiên, giờ đây, Google Sheets đã sở hữu một “chiêu” mà Excel không có, và nó không chỉ san bằng sân chơi mà còn thay đổi hoàn toàn cục diện.
Giới Thiệu Hàm AI(): Một Công Thức Hoàn Toàn Mới
Tính năng mới nhất của Google Sheets là một hàm có tên AI(). Vâng, lại là một tính năng AI nữa. Có lẽ bạn sẽ nghĩ rằng mọi ứng dụng giờ đây đều muốn gắn mác “AI-powered” lên mọi thứ. Nhưng chúng ta đã vượt xa kỷ nguyên AI chỉ vì AI. Đến năm 2025, bất kỳ tính năng mới nào dựa trên trí tuệ nhân tạo đều phải chứng minh giá trị thực sự của nó hoặc sẽ bị loại bỏ.
Hàm AI() trong Google Sheets thực sự chứng minh được giá trị của mình, và còn hơn thế nữa. Trái ngược với việc tích hợp Gemini nửa vời mà tôi từng đánh giá vào năm ngoái, nơi bạn có thể triệu hồi một thanh công cụ chatbot để giúp soạn thảo công thức, AI() không phải là một trợ lý: nó chính là công thức.
Tính đến thời điểm hiện tại, hàm =AI() chỉ có sẵn thông qua Google Workspace Labs và chỉ khi ngôn ngữ tài khoản Google của bạn được đặt là tiếng Anh.
Cú pháp của hàm này đơn giản đến ngạc nhiên:
=AI("prompt", [range])Bạn chỉ cần nhập một câu lệnh (prompt), chọn một dải dữ liệu, và nhấn Enter. AI sẽ bỏ qua việc soạn công thức hoàn toàn và trực tiếp trả về kết quả cho bạn. Đằng sau hậu trường, Google đang chuyển yêu cầu của bạn đến mô hình Gemini và để các thư viện Python xử lý những công việc nặng nhọc. Bạn không cần phải viết một công thức đa chức năng; bạn chỉ cần viết những gì bạn muốn, và Google Sheets sẽ làm phần còn lại.
Việc AI() là một hàm chứ không phải một tính năng phụ trợ mang lại hai lợi thế lớn: Thứ nhất, bằng cách giới hạn phạm vi chú ý của AI vào một dải dữ liệu cụ thể, bạn giảm thiểu hiện tượng “ảo giác AI”. Thứ hai, vì AI() là một hàm bảng tính chính hiệu, nó hoạt động mượt mà với tính năng tự động điền (autofill), điền nhanh (flash fill) và tất cả các tiện ích khác trong Google Sheets.
Biểu tượng Google Sheets với hiệu ứng AI và Gemini trên điện thoại
Điều này có ý nghĩa gì, hãy cùng xem qua một vài ví dụ minh họa cụ thể.
Các Ví Dụ Minh Họa Về Sức Mạnh Của Hàm AI()
Ví Dụ 1: Chuyển Đổi Văn Bản Sang Dạng Câu (Sentence Case)
Excel có thể chuyển đổi văn bản thành chữ hoa, chữ thường hoặc viết hoa chữ cái đầu mỗi từ (proper case). Tuy nhiên, nó không thể chuyển đổi sang dạng câu (sentence case – tức là chữ cái đầu tiên của câu viết hoa, còn lại là chữ thường). Google Sheets cũng không có hàm gốc nào cho việc này. Trong Excel (hoặc Sheets), cách giải quyết truyền thống sẽ trông như thế này:
=UPPER(LEFT(A2,1))&LOWER(RIGHT(A2,LEN(A2)-1))
Công thức phức tạp để chuyển đổi chữ sang dạng câu trong Excel
Công thức này không quá khó hiểu, nhưng rõ ràng không hề trực quan. Nếu bạn không biết sẵn công thức, bạn sẽ phải tra cứu hoặc mất thời gian để tự xây dựng. Giờ đây, hãy xem điều gì xảy ra trong Google Sheets với =AI():
=AI("Convert the text to sentence case", A2)Bạn chỉ cần nhấn Enter và sau đó nhấp vào Generate and Insert (Tạo và Chèn), vậy là xong! Không còn phải “đau đầu” cố gắng nhớ PROPER, LOWER hay cách ghép nối chúng lại với nhau. Vì đây là một công thức, bạn có thể tự động điền nó trên toàn bộ tập dữ liệu của mình như bất kỳ hàm nào khác.
Chuyển đổi văn bản sang dạng câu trong Google Sheets bằng hàm AI
Lưu ý: Bạn cần đặt câu lệnh (prompt) của mình trong dấu ngoặc kép. Nếu bạn cần bao gồm dấu ngoặc kép bên trong câu lệnh, hãy sử dụng dấu ngoặc đơn (‘) thay thế.
Ví Dụ 2: Trích Xuất Tên Miền Từ Địa Chỉ Email
Giả sử bạn có một cột chứa đầy đủ các địa chỉ email và bạn muốn trích xuất chỉ phần tên miền (mọi thứ sau ký tự @). Trong Excel, công thức của bạn có thể sẽ trông như thế này:
=MID(A2,FIND("@",A2)+1,LEN(A2)-FIND("@",A2))
Ví dụ công thức trích xuất tên miền email phức tạp trong Excel
Công thức này hoạt động tốt. Nhưng hãy tự hỏi: bạn có thể nhớ nó ngay lập tức không? Liệu một người bình thường có biết nên bắt đầu từ đâu không? Giờ đây, hãy xem cách làm với =AI():
=AI("Extract the domain from this email", A2)Bạn vừa tiết kiệm được mười phút và ít nhất một cơn đau đầu. Điều này có thể khiến những người tự hào về kỹ năng bảng tính của mình cảm thấy “nhói” một chút, nhưng rõ ràng đây là một sự tăng cường năng suất lớn.
Cánh tay robot làm việc với Excel tượng trưng cho AI tự động hóa
Ví Dụ 3: Phân Tích Cảm Xúc (Sentiment Analysis) – Sức Mạnh Thực Sự Của AI
Đây là lúc mọi thứ trở nên thực sự thú vị. Như tôi đã nói trước đó, hàm AI() không cố gắng ghép nối các hàm bảng tính hiện có; nó đang thực hiện một điều gì đó hoàn toàn khác.
Bạn không bị giới hạn bởi những gì các hàm của Excel hay Google Sheets có thể làm. Bạn đang truy cập vào toàn bộ khả năng của một mô hình ngôn ngữ lớn (LLM). Điều đó mở khóa những tính năng như phân loại văn bản, trích xuất chủ đề và phân tích cảm xúc, ngay trong bảng tính của bạn.
Bảng dữ liệu phản hồi khách hàng trong Google Sheets
Giả sử bạn có một cột chứa phản hồi của khách hàng và bạn muốn gán nhãn cảm xúc cho mỗi phản hồi. Trong Excel, đây sẽ là một cơn ác mộng. Hy vọng duy nhất của bạn là mã hóa cứng một danh sách các từ khóa tích cực và tiêu cực, sau đó hy vọng kết quả khớp là đủ tốt. Với AI(), bạn chỉ cần viết:
=AI("Label the sentiment of this feedback as Positive, Negative or Neutral. Capitalize the label.", B2)
Phân tích cảm xúc phản hồi khách hàng bằng hàm AI trong Google Sheets
Bạn thậm chí có thể đi xa hơn với một hàng khác:
=AI("Categorize the chief complaint as Delivery Time, Food Quality, Packaging, Wrong Order, or Price. Capitalize the first letter. If the sentiment is Positive, categorize it as None.", B2:C2)
Phân loại phàn nàn khách hàng tự động với hàm AI của Google Sheets
Giờ đây, bạn đang “xâu chuỗi” đầu ra từ hàm AI() đầu tiên sang hàm thứ hai và mã hóa logic bằng ngôn ngữ tự nhiên, tất cả mà không cần viết công thức hay thực hiện công việc thủ công. Nếu điều đó không giống như tương lai, thì tôi không biết điều gì có thể.
Những Hạn Chế Cần Lưu Ý Của Hàm AI()
Tất nhiên, AI không phải là phép màu. Nó vẫn có thể mắc lỗi. Ngay cả khi hàng chục hàng đầu tiên trả về kết quả hoàn hảo, thì hàng thứ hai mươi lăm có thể là một kết quả bất ngờ.
Nếu bạn đưa đầu ra không hoàn hảo đó vào hàm AI() thứ hai hoặc thứ ba, như tôi đã làm trong ví dụ cuối cùng, lỗi có thể tích lũy nhanh chóng. Một “Tích cực” sai có thể dẫn đến việc khiếu nại bị dán nhãn là “Không”, và bạn sẽ bỏ lỡ một vấn đề thực sự trong phân tích của mình. Đây là lúc các công thức truyền thống vẫn có ưu thế – một khi chúng hoạt động, chúng sẽ hoạt động chính xác.
Về mặt kỹ thuật, AI() giới hạn phạm vi của nó ở 200 ô mỗi thao tác. Tự động điền vẫn hoạt động, nhưng bạn sẽ cần áp dụng lại công thức theo từng khối nếu vượt quá giới hạn đó. Google cũng điều tiết mức sử dụng hàng ngày của bạn. Họ chưa chỉ định một con số chính xác, nhưng tôi đã đạt giới hạn của mình sau khi sử dụng nó trên khoảng 500 hàng.
Biểu tượng Excel trên nền mờ
Ý Nghĩa Của AI() Đối Với Tương Lai Của Bảng Tính
Chúng ta đang sống trong một thời đại thú vị, không còn nghi ngờ gì nữa. AI xuất hiện ở khắp mọi nơi, và giờ đây khi sự cường điệu đã lắng xuống, các tích hợp AI thực sự bắt đầu có ý nghĩa và giúp hoàn thành công việc thực tế. Vậy, bạn có nên từ bỏ các hàm bảng tính truyền thống và để AI nắm quyền điều khiển không?
Nếu bạn đang làm việc với dữ liệu quan trọng, nơi một con số sai có thể dẫn đến thảm họa, thì câu trả lời là không, đừng tin tưởng vào một hàm AI để làm đúng mọi thứ. Trong những trường hợp đó, tốt hơn hết là bạn nên nhờ ChatGPT giúp tạo ra một công thức, tự mình kiểm tra nó, và chỉ sau đó mới đưa vào sử dụng.
Nhưng không phải bảng tính nào cũng là vấn đề “sinh tử”. Đối với các tác vụ đơn giản hơn, ít rủi ro hơn, hàm AI mới của Google thực sự là một công cụ tăng cường năng suất tuyệt vời. Một khi nó trở nên nhất quán hơn, tôi có thể thấy nó sẽ thay thế các công thức cho rất nhiều người dùng.
Nếu bạn muốn tiếp tục viết công thức bằng tay, điều đó hoàn toàn ổn. Chỉ đừng trách những người khác đã chọn con đường dễ dàng hơn khi nó hiệu quả. Điều này giống như lái xe số so với xe tự động: tôi vẫn thích hộp số sàn hơn, nhưng tôi không ghét hộp số tự động – chúng là tương lai.
