Mỗi buổi sáng của tôi từng bắt đầu bằng một deluge email và một danh sách việc cần làm bị chệch hướng. Rồi tôi dừng lại. Giờ đây, những giờ yên tĩnh trước buổi trưa là của riêng tôi—và tôi hoàn thành nhiều việc hơn bao giờ hết. Đây là những thay đổi lớn đã diễn ra khi tôi áp dụng thói quen không kiểm tra email buổi sáng và cách nó giúp tôi tăng năng suất làm việc một cách đáng kinh ngạc. Với vai trò là chuyên gia công nghệ và biên tập viên, tôi nhận ra rằng việc quản lý email hiệu quả không chỉ là một kỹ năng, mà còn là một chiến lược quan trọng để củng cố thói quen làm việc hiệu quả.
Những Điều Thay Đổi Kể Từ Khi Bắt Đầu Thử Nghiệm Này
Tôi biết mình sẽ tận hưởng một số lợi ích khi không kiểm tra email trước buổi trưa, chẳng hạn như tăng cường sự tập trung. Tuy nhiên, một số lợi ích khác lại bất ngờ hơn rất nhiều.
1. Ít Phản Ứng Hơn
Kiểm tra email ngay khi vừa thức dậy có tác động tương tự như việc tôi đọc các thông báo trên điện thoại. Thay vì hoàn thành những nhiệm vụ thiết yếu giúp tôi tiến gần hơn đến mục tiêu, tôi thường thấy mình ở trong trạng thái phản ứng thụ động. Tôi quan tâm đến việc dập tắt những “đám cháy” nhỏ hơn là xây dựng nền móng cho bất kỳ điều gì có ý nghĩa.
Hộp thư đến Gmail với nhiều email chưa đọc
Nhiều email thực sự không khẩn cấp như tôi nghĩ. Ngay cả khi ai đó nói tôi phải trả lời họ càng sớm càng tốt, tôi có thể đếm trên đầu ngón tay số lần tôi thực sự cần làm như vậy. Ngoài việc không hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào mình đã đặt ra, tôi còn trở nên khó chịu với người khác.
Vì tôi không còn kiểm tra email trước buổi trưa, tôi ít phản ứng hơn nhiều khi cuối cùng mở hộp thư đến. Tôi có thể tiếp cận mọi tin nhắn bằng logic và sự bình tĩnh hơn, thay vì cảm giác bị áp lực phải trả lời ngay lập tức, điều này giúp tôi quản lý email hiệu quả hơn rất nhiều.
2. Giảm Lo Âu
Tôi luôn lo lắng mình sẽ bỏ lỡ điều gì đó quan trọng nếu không kiểm tra email vào buổi sáng. Ví dụ, đôi khi tôi sợ ai đó sẽ muốn thuê tôi cho một công việc mà tôi mong muốn, nhưng nếu tôi không trả lời tin nhắn ngay lập tức, người quản lý tuyển dụng sẽ quên mất tôi và giao vai trò đó cho người khác.
Kể từ khi tôi ngừng kiểm tra email vào buổi sáng, tôi nhận ra những lo lắng đó không có thật. Tôi vẫn được tuyển dụng vào những công việc thú vị, và trái ngược với những gì tâm trí tôi cố gắng nói với tôi, tôi không hề làm mất lòng những người quan trọng.
Khi ít lo lắng hơn, tôi thấy dễ dàng hơn nhiều để tiếp tục giảm căng thẳng và xây dựng những thói quen email lành mạnh.
3. Nâng Cao Hiệu Quả Công Việc
Một trong những lý do lớn nhất khiến tôi muốn đặt ra giới hạn với email ngay từ đầu là vì tôi liên tục bị phân tâm trong công việc. Tôi luôn muốn đạt được năng suất cao và có những mục tiêu lớn, và tôi nhận thấy các thói quen công nghệ của mình – bao gồm cả việc kiểm tra email – đang cản trở tiến độ của tôi.
Tôi đạt được năng suất cao hơn nhiều sau khi không kiểm tra email vào buổi sáng. Tôi hoàn thành hầu hết các nhiệm vụ thiết yếu trước bữa trưa, điều này giúp tôi cảm thấy thư thái hơn trong suốt phần còn lại của ngày. Một lợi ích phụ nữa là tôi cảm thấy một cảm giác thành tựu tuyệt vời, điều này thúc đẩy tôi tiếp tục.
Chuột không dây trên bàn làm việc chung
Tôi dám nói rằng việc không kiểm tra email buổi sáng đã mang lại nhiều lợi ích hơn bất kỳ ứng dụng tăng năng suất làm việc từ xa nào hay công cụ tương tự. Đây là một minh chứng rõ ràng cho việc thay đổi thói quen có thể tạo ra tác động lớn hơn cả những giải pháp công nghệ.
4. Tăng Cường Sự Sáng Tạo
Ít phản ứng, năng suất hơn và ít lo lắng hơn là một bộ ba mạnh mẽ. Khi kết hợp lại, chúng đã tạo ra sự khác biệt lớn trong khả năng sáng tạo của tôi. Buổi sáng được dành cho những suy nghĩ của riêng mình và làm công việc thực sự tạo ra giá trị, tôi nảy ra vô số ý tưởng mới mỗi ngày. Thực tế, tôi có một số ghi chú với hơn một trăm ý tưởng cho các dự án sáng tạo khác nhau của mình.
Nếu tôi hoàn thành công việc quan trọng trước buổi trưa, tôi vẫn không kiểm tra email sớm. Thay vào đó, tôi đi bộ, động não hoặc viết nhật ký. Bằng cách để bộ não của mình được tự do suy nghĩ, tôi thường phát triển nhiều ý tưởng hơn nữa.
Chạy Adobe Photoshop và Lightroom trên iPad
Ngoài việc tạo ra ý tưởng, việc không kiểm tra email buổi sáng có nghĩa là tôi có nhiều “băng thông” hơn cho các nhiệm vụ thiết yếu trong ngày. Vì vậy, tôi có thể dồn toàn bộ sức lực và nhìn thấy những khoảng trống để thử những điều mới mẻ.
5. Cảm Thấy Ít Vội Vã Hơn
Vì tôi lớn lên ở một thành phố lớn, tôi cho rằng bận rộn là trạng thái mặc định của con người. Nhưng sau khi chuyển đến một nơi ít hỗn loạn hơn, tôi bắt đầu không thích cái cảm giác mà tôi chỉ có thể mô tả là liên tục chạy theo một chuyến tàu. Tôi không nhận ra thói quen email của mình đã góp phần vào cảm giác đó nhiều đến mức nào cho đến khi tôi tạm dừng chúng.
Tôi cảm thấy mình có nhiều thời gian hơn. Kết quả là tôi thư thái hơn, điều này mang lại cho tôi sự tự tin rằng mình sẽ hoàn thành mọi thứ trong danh sách việc cần làm.
Ngoài việc không kiểm tra email, việc giảm số lượng các mục trong danh sách việc cần làm cũng đã giúp ích. Có một “not-to-do list” (danh sách những việc không nên làm) với các thói quen có thể mang lại hiệu quả tương tự, giúp bạn định hình một thói quen làm việc hiệu quả hơn.
Mẹo Áp Dụng Thói Quen Không Kiểm Tra Email Trước Buổi Trưa
Tôi muốn nói với bạn rằng tôi đã ngừng kiểm tra email một ngày và không bao giờ quay trở lại thói quen cũ. Tuy nhiên, tôi sẽ nói dối. Hành trình để đạt được điều này khá lộn xộn và mất vài tháng; một vài điều lớn đã tạo ra sự khác biệt lớn nhất.
1. Áp Dụng Kỹ Thuật “Time-Blocking” Buổi Sáng
Mặc dù kỹ thuật time-blocking (chia thời gian) không hoạt động với tôi trong hầu hết các trường hợp, tôi vẫn dành thời gian cho một số khối công việc chuyên sâu (deep work) vào sáng sớm. Tôi dành hai giờ không bị gián đoạn sau khi thức dậy để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày, và tôi không được phép làm bất cứ điều gì – kể cả ăn sáng – cho đến khi khoảng thời gian này trôi qua.
Khi khối thời gian của tôi kết thúc, tôi sẽ ăn uống và đi tập gym trước khi tiếp tục công việc vào buổi chiều. Chỉ khi đó tôi mới kiểm tra email của mình. Mặc dù tôi có nhiều sự linh hoạt hơn vì tôi làm việc từ xa, bạn vẫn có thể ít nhất hoàn thành công việc quan trọng ngay khi thức dậy.
Chặn thời gian làm việc sâu trong ứng dụng lịch
Bất kỳ ứng dụng lịch nào cũng phù hợp để time-blocking các phiên làm việc sâu vào buổi sáng của bạn. Hãy bắt đầu với 30 phút và tăng dần khi bạn cảm thấy thoải mái hơn. Một khi bạn đạt được kết quả, bạn sẽ không còn cảm thấy muốn kiểm tra email vào buổi sáng nữa.
2. Sử Dụng Công Cụ Chặn Ứng Dụng và Website
Ý chí là hữu hạn, và tôi thà loại bỏ sự phân tâm hơn là cố gắng chống lại nó. Tôi khuyên bạn cũng nên làm tương tự đối với bất kỳ ai đang cố gắng xây dựng thói quen “không email vào buổi sáng”. Cách dễ nhất để dừng thói quen này là sử dụng công cụ chặn website và/hoặc ứng dụng.
Tôi sử dụng Cold Turkey để chặn email của mình ngay vào buổi sáng và bất kỳ website hoặc ứng dụng nào khác có thể làm tôi phân tâm. Phiên bản miễn phí khá tốt, nhưng tôi khuyên bạn nên mua phiên bản đầy đủ với một khoản phí một lần. Sau đó bạn có thể lên lịch các khối chặn của mình.
Chặn ứng dụng trong ứng dụng Cold Turkey
3. Đăng Xuất Tài Khoản và Xóa Bộ Nhớ Đệm
Tạo ra “ma sát” trong việc thực hiện bất kỳ thói quen nào bạn muốn dừng là rất quan trọng để hạn chế cám dỗ. Một trong những cách độc đáo nhất để làm điều này là đăng xuất khỏi tài khoản email và xóa bộ nhớ đệm (cache). Tôi thậm chí còn xóa thông tin đăng nhập email của mình khỏi bất kỳ trình quản lý mật khẩu nào tôi sử dụng (tuy nhiên, hãy đảm bảo bạn ghi lại chúng ở đâu đó!).
Những điều này một mình sẽ không ngăn bạn truy cập tài khoản email, nhưng chúng làm cho việc đăng nhập trở nên khó khăn hơn. Nếu bạn giống tôi, bạn có thể truy cập email thường xuyên hơn vì bạn có thể thấy hộp thư đến ngay lập tức. Những giây phút phụ đó là đủ để bạn suy nghĩ lại.
Email là một phần không thể tránh khỏi của cuộc sống, nhưng việc quản lý email hiệu quả là rất quan trọng. Đặt ra các giới hạn – chẳng hạn như không nhìn vào hộp thư đến vào buổi sáng – đã thực sự thay đổi cuộc đời tôi. Cho dù bạn đang học tập hay trong công việc, tôi đề nghị bạn cũng làm tương tự nếu có thể; nếu không, hãy tìm một sự cân bằng phù hợp với bạn.
