Bạn không cần phải làm lộn xộn iPhone hay Mac của mình với vô số ứng dụng ghi chú hay quản lý tác vụ khác. Công cụ quản lý to-do list tốt nhất đã được tích hợp sẵn trong hệ sinh thái của Apple – nó mạnh mẽ, hoàn toàn miễn phí và đồng bộ hóa liền mạch trên mọi thiết bị của bạn. Vâng, chúng ta đang nói đến Apple Reminders, một ứng dụng thường bị đánh giá thấp nhưng lại mang đến hiệu quả vượt trội cho việc tổ chức công việc cá nhân và chuyên nghiệp. Với khả năng tích hợp sâu, dễ sử dụng và loạt tính năng thông minh, Apple Reminders xứng đáng trở thành lựa chọn hàng đầu cho mọi người dùng thiết bị Apple tại Việt Nam, giúp bạn kiểm soát mọi công việc một cách hiệu quả mà không cần đến các giải pháp bên thứ ba phức tạp.
5. Tích hợp Siri: Ghi Chú Nhanh Chóng, Rảnh Tay
Ý tưởng và các nhiệm vụ thường chợt nảy ra trong đầu vào những thời điểm bất tiện nhất – khi bạn đang lái xe, đang tập luyện nửa chừng, hoặc thậm chí là trong phòng tắm. Trong những khoảnh khắc này, việc dừng lại để gõ chúng ra không phải lúc nào cũng thực tế. Một trong những lợi thế nổi bật của việc sử dụng ứng dụng Reminders chính là khả năng tích hợp liền mạch với Siri, trợ lý giọng nói của Apple.
Người dùng sử dụng Siri để thêm nhắc nhở vào ứng dụng Apple Reminders trên iPhone
Sử dụng Siri là một trong những cách hiệu quả nhất để ghi lại nhanh chóng các tác vụ trên Mac và iPhone. Thay vì phải mở ứng dụng Reminders và nhập một nhiệm vụ, bạn chỉ cần nói:
- “Hey Siri, nhắc tôi gọi cho John vào 3 giờ chiều mai.”
- “Hey Siri, thêm ‘Mua trứng’ vào danh sách Mua sắm của tôi.”
- “Siri, nhắc tôi lên lịch cuộc họp vào thứ Sáu lúc 10 giờ sáng.”
Siri sẽ ngay lập tức tạo một lời nhắc với các chi tiết chính xác, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giữ đôi tay rảnh rỗi cho bất cứ việc gì bạn đang làm.
4. Đồng bộ hóa mượt mà trên mọi thiết bị Apple
Một trong những lý do thuyết phục nhất để sử dụng Apple Reminders làm công cụ quản lý tác vụ chính của bạn là khả năng đồng bộ hóa hoàn hảo trên mọi thiết bị. Khi kết nối các thiết bị của bạn bằng cùng một Apple ID, mọi tác vụ bạn tạo, chỉnh sửa hoặc hoàn thành đều được cập nhật tức thì trên tất cả các thiết bị. Ví dụ:
- Thêm một tác vụ trên máy Mac trong giờ làm việc, và nó sẽ chờ bạn trên iPhone khi bạn đang di chuyển.
- Đặt lời nhắc bằng Apple Watch, và nó sẽ đồng bộ với iPad của bạn.
- Đánh dấu một tác vụ đã hoàn thành trên iPhone, và trạng thái đó sẽ được phản ánh trên Mac của bạn.
Mức độ tích hợp này giúp bạn dễ dàng duy trì sự ngăn nắp, dù bạn đang ở bàn làm việc hay đang trên đường đi làm.
3. Tích hợp sâu rộng với các ứng dụng Apple khác
Nếu bạn đang gặp khó khăn với một hệ thống năng suất rời rạc – phải xoay sở giữa nhiều công cụ bên thứ ba để quản lý tác vụ, lịch hẹn và ghi chú – đã đến lúc chuyển sang một phương pháp đơn giản và gắn kết hơn. Bằng cách sử dụng các ứng dụng gốc của Apple cùng nhau, bạn có thể tạo ra một quy trình làm việc liền mạch giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.
Cách chia sẻ trang web từ Safari sang Apple Reminders
Khi thử chỉ sử dụng các ứng dụng của Apple cho công việc, bạn sẽ ngạc nhiên về mức độ hoạt động tốt của chúng khi kết hợp với nhau. Chẳng hạn:
- Thường xuyên sử dụng ứng dụng Ghi chú (Notes) để lên ý tưởng bài viết hoặc phác thảo dàn ý. Với tích hợp Reminders, bạn có thể tạo ngay một tác vụ trực tiếp từ một ghi chú.
- Bất cứ khi nào tìm thấy một bài viết thú vị trên web nhưng không có thời gian đọc ngay lập tức, tất cả những gì cần làm là chia sẻ liên kết từ Safari sang Reminders.
- Nếu một email yêu cầu theo dõi, bạn chỉ cần kéo nó từ ứng dụng Mail vào Reminders để tạo một tác vụ với email được liên kết.
Khi sử dụng các ứng dụng tích hợp sẵn của Apple cùng nhau, mọi thứ đều được đồng bộ hóa, hoạt động dễ dàng trên các thiết bị và giữ cho quy trình làm việc của bạn mượt mà, không bị gián đoạn.
2. Thiết lập tổ chức công việc tiện lợi và linh hoạt
Apple Reminders mang đến một giải pháp đơn giản và tiện lợi để phân loại mọi loại tác vụ. Reminders cung cấp các danh sách đơn giản, nhưng bạn có thể nâng tầm tổ chức với các mục (Sections), danh sách thông minh (Smart Lists) và thậm chí cả chế độ xem kiểu Kanban.
Giao diện cột (Kanban-style view) trong ứng dụng Apple Reminders
Một cách tuyệt vời để bắt đầu là thiết lập một danh sách Hộp thư đến (Inbox) để nhanh chóng ghi lại các tác vụ trước khi sắp xếp chúng vào các danh mục như Công việc (Work), Du lịch (Travel) hoặc Học tập (School). Trong các danh sách này, bạn có thể sử dụng Mục (Sections) để chia nhỏ các dự án thành các bước nhỏ hơn – ví dụ, trong danh sách Công việc, bạn có thể tạo một mục cho Chiến dịch Marketing hoặc Ra mắt ứng dụng, mỗi mục có tập hợp các tác vụ phụ riêng.
Nếu danh sách của bạn bắt đầu trở nên lộn xộn, hãy chuyển sang chế độ xem cột kiểu Kanban để hình dung các tác vụ của bạn trong một định dạng kéo và thả gọn gàng.
1. Lời nhắc theo vị trí: Nhắc nhở đúng lúc, đúng chỗ
Apple Reminders vượt xa các cảnh báo dựa trên thời gian đơn giản bằng cách cho phép bạn đặt lời nhắc dựa trên vị trí. Các lời nhắc này sẽ kích hoạt khi bạn đến hoặc rời một địa điểm cụ thể. Điều này có thể cực kỳ hữu ích cho các tác vụ gắn liền với một địa điểm hơn là một thời gian cụ thể.
Cho dù bạn rời khỏi nhà hay đến văn phòng, những lời nhắc dựa trên vị trí này sẽ nhắc nhở bạn đúng lúc, đúng chỗ. Ví dụ, bạn có thể đặt lời nhắc để lấy đồ giặt khi rời khỏi nhà, tưới cây khi bạn về đến nhà, hoặc thậm chí tự nhắc nhở về các tác vụ đã giao khi bạn đến văn phòng.
Thiết lập lời nhắc dựa trên vị trí trong ứng dụng Apple Reminders trên Mac
Dưới đây là cách đặt lời nhắc dựa trên vị trí trên Mac của bạn:
- Mở Reminders để tạo một lời nhắc mới.
- Nhấn vào biểu tượng thông tin (i) và bật Tại một địa điểm (At a Location) để thêm vị trí.
- Chọn xem lời nhắc sẽ kích hoạt khi Đến (Arriving) hay Rời khỏi (Leaving) địa điểm.
Apple Reminders không chỉ là một ứng dụng to-do list đơn giản mà còn là một công cụ quản lý tác vụ hoàn chỉnh, miễn phí và được tích hợp sâu vào iPhone, Mac cũng như các thiết bị Apple khác của bạn. Nếu bạn đã bỏ qua Reminders hoặc vẫn đang dựa vào các ứng dụng bên thứ ba phức tạp, đã đến lúc bạn nên thử khám phá sức mạnh tiềm ẩn của nó. Ứng dụng này chắc chắn sẽ thay đổi cách bạn tổ chức và hoàn thành công việc mỗi ngày.
