Cả Dropbox Dash và Adobe Acrobat AI Assistant đều là những công cụ mạnh mẽ giúp tóm tắt và sắp xếp tài liệu. Với các tính năng AI ngày càng phát triển, câu hỏi đặt ra là đâu mới là lựa chọn tốt nhất để quản lý và tối ưu hóa thông tin? Bài viết này sẽ đi sâu so sánh hai trợ lý AI hàng đầu này, giúp bạn đưa ra quyết định phù hợp nhất với nhu cầu cá nhân hoặc công việc.
Adobe Acrobat AI Assistant và Dropbox Dash là gì?
Giao diện trang chủ và bảng điều khiển của Dropbox Dash, thể hiện khả năng tìm kiếm và quản lý tài liệu AI.
Adobe Acrobat AI Assistant là một công cụ AI tạo sinh (generative AI) có thể mua dưới dạng tiện ích bổ sung cho bất kỳ gói Adobe Acrobat nào. Nó hoạt động bằng cách nhận diện thông tin trong các tài liệu PDF đã quét, tải lên hoặc điền sẵn, cho phép người dùng sử dụng AI Assistant để đặt câu hỏi, tóm tắt hoặc trích dẫn thông tin chỉ trong vài giây. Đây là giải pháp tích hợp sâu vào hệ sinh thái quản lý PDF của Adobe.
Tương tự, Dropbox Dash là một công cụ được cung cấp bởi Dropbox, nền tảng quản lý tệp trên đám mây. Mặc dù Dropbox hỗ trợ tải lên ảnh và video, nhưng Dropbox Dash – công cụ tìm kiếm toàn cầu được hỗ trợ bởi AI của họ – hoạt động hiệu quả với các tài liệu văn bản đã quét hoặc tải lên, cũng như các tài liệu trong các ứng dụng đã kết nối. Nó có khả năng nhận diện thuật ngữ để tìm kiếm, tóm tắt hoặc cung cấp câu trả lời cho các câu hỏi của người dùng.
Mặc dù cả hai tiện ích bổ sung này đều mang lại các tính năng tương tự trong hai công cụ khá khác biệt, việc tìm ra công cụ quản lý tài liệu AI nào hoạt động tốt hơn là điều cần thiết để tối ưu hóa quy trình làm việc.
Nền tảng và Chi phí
Giao diện Adobe Acrobat AI Assistant hoạt động trên hệ điều hành macOS, minh họa tính năng hỗ trợ AI cho tài liệu PDF.
Bạn có thể truy cập Adobe Acrobat AI Assistant thông qua phiên bản Adobe Acrobat dành cho máy tính để bàn, phiên bản trình duyệt và phiên bản di động (đang trong giai đoạn thử nghiệm tại thời điểm viết bài).
Acrobat AI Assistant phải được mua dưới dạng tính năng bổ trợ riêng cho gói Acrobat của bạn. Bất kỳ loại gói nào cũng có thể sử dụng Acrobat AI Assistant, kể cả các gói miễn phí – nhưng bạn phải mua AI Assistant để sử dụng. Chi phí là 4,99 USD mỗi tháng, không phụ thuộc vào gói bạn đang sử dụng. Điều này có nghĩa là ngay cả người dùng Adobe Acrobat Pro – những người đã trả phí thuê bao – vẫn cần mua tiện ích AI Assistant này một cách riêng biệt.
Dropbox Dash có sẵn dưới dạng ứng dụng riêng, và cũng có thể truy cập thông qua trình duyệt và phiên bản di động, tuy nhiên các phiên bản này hiện chỉ có sẵn tại Hoa Kỳ. Bạn có thể sử dụng Dropbox Dash trên cả máy tính Windows và Mac, thiết bị di động Apple và Android, cũng như tất cả các trình duyệt lớn.
Ứng dụng Dash có thể được sử dụng tương tự như một công cụ tìm kiếm, nhưng thông tin hoàn toàn đến từ các tài liệu đã kết nối hoặc tải lên của bạn, chứ không phải từ “biển thông tin” của internet. Dash hiện chỉ hỗ trợ các tệp bằng tiếng Anh và hoạt động trong khu vực Hoa Kỳ, không hỗ trợ các ngôn ngữ khác hoặc khu vực địa lý khác.
Ngược lại, với Dash, mặc dù bản thân Dropbox Dash là miễn phí, nhưng nó chỉ có thể sử dụng với tài khoản Dropbox Premium. Điều này hoàn toàn trái ngược với Adobe Acrobat AI Assistant, một tiện ích trả phí có thể sử dụng với cả phiên bản Acrobat có phí hoặc miễn phí.
Công cụ Tóm tắt
Màn hình hiển thị khả năng trả lời câu hỏi và tóm tắt tài liệu của Dropbox Dash, minh họa tính năng tóm tắt AI đa dạng.
Sử dụng cả Acrobat AI Assistant hoặc Dropbox Dash để tóm tắt tài liệu là một trong những cách hữu ích nhất để tận dụng hai công cụ này. Mặc dù có các công cụ AI khác như Otter tồn tại để tóm tắt tài liệu âm thanh thành văn bản – một công cụ AI tuyệt vời cho người viết nội dung – AI Assistant và Dash đều làm rất tốt việc tóm tắt nhanh chóng các khối văn bản lớn.
Khi mở một tài liệu bằng Acrobat AI Assistant, bạn sẽ ngay lập tức được cung cấp một bản tóm tắt tổng quan cơ bản. Bạn không cần làm gì để xem bản tóm tắt này, điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhanh chóng về tài liệu. Bạn có thể tải lên các tài liệu có dung lượng lớn đến 600 trang và tối đa 10 tài liệu cùng lúc.
Dropbox Dash có thể tóm tắt vô số tài liệu một cách nhanh chóng. Không chỉ các tài liệu và tệp đã tải lên của bạn, mà nó còn có thể tóm tắt các cuộc họp công việc, email, bảng Notion và nhiều tài liệu văn bản cũng như văn bản trong hình ảnh khác. Nó tóm tắt nhiều loại nội dung hơn so với Acrobat, nhưng hệ thống sử dụng của nó có phần phức tạp hơn. Bạn có thể tìm các bản tóm tắt bằng cách đặt câu hỏi về tài liệu, tệp hoặc tài khoản đã kết nối.
Công cụ Tìm kiếm
Ô tìm kiếm AI của Dropbox Dash, cho phép người dùng nhập câu hỏi để tìm kiếm thông tin nhanh chóng trong tài liệu.
Acrobat AI Assistant cung cấp các công cụ tìm kiếm đa dạng, bao gồm nhập câu hỏi hoặc sử dụng chức năng tìm kiếm bằng giọng nói. Tổng quan của ứng dụng tạo ra các câu hỏi chung nhưng liên quan mà bạn có thể sử dụng làm điểm khởi đầu nếu chưa có câu hỏi cụ thể. Ngoài ra còn có một hộp văn bản nơi bạn có thể tự viết câu hỏi.
Dropbox Dash sở hữu chức năng tìm kiếm toàn cầu có thể quét và tìm kiếm không chỉ các tài liệu của bạn mà còn các tệp và ứng dụng bạn kết nối với tài khoản của mình. Nó có thể hoạt động như một công cụ tìm kiếm trong tài liệu, tệp và tài khoản cá nhân của bạn, cho phép bạn tiết kiệm thời gian tìm kiếm câu trả lời bằng cách hỏi Dash thay vì phải tự tìm kiếm thủ công.
Bạn có thể tìm kiếm bằng từ khóa, tiêu đề và cả chức năng bảo vệ bảo mật để ngăn các thành viên không được ủy quyền truy cập vào các tài liệu quan trọng. Trong chức năng tìm kiếm, bạn có thể đặt câu hỏi trực tiếp cho Dash, và nó sẽ trả về các câu trả lời tự nhiên dựa trên các tài liệu có sẵn.
Tìm kiếm bằng giọng nói
Giao diện tìm kiếm bằng giọng nói của Adobe Acrobat AI Assistant trên thiết bị di động, thể hiện tính năng hỗ trợ rảnh tay.
Màn hình hiển thị kết quả tìm kiếm bằng giọng nói trên Adobe Acrobat AI Assistant mobile, với tùy chọn phát lại câu trả lời.
Khi sử dụng Acrobat AI Assistant từ điện thoại thông minh, bạn có thể dùng giọng nói để tìm kiếm trong tài liệu của mình. Acrobat AI Assistant cho điện thoại đang trong giai đoạn thử nghiệm tại thời điểm viết bài, vì vậy nó chưa hoạt động với hiệu quả 100% hiện tại, nhưng với lịch sử phát triển của Adobe, chúng tôi có kỳ vọng cao về kết quả tốt khi tính năng này được phát hành chính thức.
Sau khi sử dụng chức năng chuyển lời nói thành tìm kiếm, bạn có thể phát câu trả lời ra loa để nghe thay vì chỉ đọc.
Tại thời điểm viết bài, Dropbox Dash không có chức năng giọng nói hoặc khả năng tìm kiếm bằng giọng nói.
Trích dẫn nguồn
Tính năng trích dẫn nguồn rõ ràng của Adobe Acrobat AI Assistant, giúp người dùng dễ dàng xác minh thông tin AI cung cấp.
Khi sử dụng Acrobat AI Assistant để quét tài liệu, tóm tắt hoặc trả lời các câu hỏi bạn đã hỏi AI về tài liệu của mình, kết quả sẽ luôn xuất hiện kèm theo trích dẫn có liên kết. Điều này đảm bảo bạn có thể chứng minh nguồn thông tin mà Acrobat AI Assistant đã trình bày.
Nhờ tính năng trích dẫn, nó cũng chứng minh rằng tất cả thông tin được cung cấp đều trực tiếp từ dữ liệu bạn cung cấp cho Adobe Acrobat. Nó không lấy thông tin không chính xác từ các nguồn khác, và bạn luôn có thể truy ngược lại chính xác nơi nó tóm tắt thông tin để mang lại sự yên tâm.
Dropbox Dash cũng trích dẫn nguồn của mình, nhưng các trích dẫn này không rõ ràng hoặc dễ truy xuất như của Acrobat. Vì Dash có quyền truy cập vào nhiều nội dung và dữ liệu hơn, do các ứng dụng tích hợp mà bạn có thể kết nối, nên có nhiều khả năng thông tin sai lệch được cung cấp trong câu trả lời. Do đó, việc trích dẫn rõ ràng đáng lẽ phải được ưu tiên hơn.
Acrobat AI Assistant vs. Dropbox Dash: Khả năng kết nối ứng dụng ngoài
Màn hình hiển thị các ứng dụng có thể kết nối với Dropbox Dash, mở rộng khả năng tìm kiếm AI trên nhiều nền tảng.
Acrobat AI Assistant không kết nối với các ứng dụng bên ngoài bộ công cụ Adobe. Mặc dù điều đó có vẻ hạn chế, nhưng vì nó hoạt động trong Adobe Acrobat, nó có toàn bộ các tính năng được tích hợp sẵn, vì vậy bạn không bỏ lỡ nhiều khi không kết nối với các ứng dụng bên ngoài.
Adobe Acrobat AI có thể kết nối trực tiếp với Adobe Express, một trong những ứng dụng Adobe tốt nhất hiện nay. Thông qua kết nối này – mặc dù hơi khác so với công cụ Acrobat AI Assistant – bạn có thể tích hợp hình ảnh do AI tạo và thêm các bố cục thiết kế vào tài liệu của mình. Đây là một tính năng khá thú vị cho người dùng sáng tạo.
Giao diện của Dropbox Dash có một bảng điều khiển cho phép bạn kết nối bất kỳ và hầu hết tất cả các công cụ phần mềm năng suất và quản lý với Dash. Làm như vậy cho phép bạn sử dụng các chức năng tìm kiếm AI của Dash trên mọi ứng dụng, bao gồm email, các cuộc trò chuyện và lịch, chỉ để kể tên một số tùy chọn.
Càng kết nối nhiều ứng dụng vào Bảng điều khiển quản trị Dash của bạn, bạn càng hưởng lợi nhiều hơn từ việc sử dụng Dash. Nó không chỉ có thể cung cấp câu trả lời từ tài liệu của bạn mà còn từ các tài khoản bạn đã liên kết bằng cách đọc tin nhắn hoặc các thông tin khác được chia sẻ qua các tài khoản đã liên kết.
Kết luận
Hai công cụ Adobe Acrobat AI Assistant và Dropbox Dash, mặc dù cung cấp các tính năng tương tự, nhưng cũng đủ khác biệt để khó có thể so sánh quá nghiêm ngặt với nhau. Đối với người dùng tại Việt Nam, Adobe Acrobat AI Assistant thường là lựa chọn tối ưu hơn do không bị chặn khu vực như Dropbox Dash. Nếu bạn đã có quy trình làm việc lớn với Adobe, việc mua tiện ích AI Assistant sẽ không đòi hỏi bạn phải học một giao diện mới, và nó rất đơn giản để sử dụng.
Khả năng trích dẫn nguồn minh bạch và rõ ràng của Acrobat mang lại sự tin cậy cao, điều mà người dùng có thể khó tìm thấy với các trích dẫn có phần mơ hồ của Dropbox Dash. Ngoài ra, việc Adobe giới hạn kết nối ứng dụng bên ngoài có thể là một điểm cộng đối với những ai không muốn AI can thiệp quá sâu vào mọi khía cạnh công việc và cuộc sống cá nhân, tránh tình trạng ứng dụng tự khởi động không mong muốn như một số phản hồi về Dash. Lựa chọn cuối cùng sẽ phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể, hệ sinh thái công nghệ bạn đang sử dụng và mức độ ưu tiên về quyền riêng tư cũng như tính minh bạch của thông tin.
