Trí tuệ nhân tạo (AI) đã cách mạng hóa nhiều khía cạnh trong cuộc sống và công việc, trong đó có việc soạn thảo email. Chỉ với vài giây, AI có thể giúp bạn tạo ra một bản nháp email hoàn chỉnh. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn nên luôn luôn sử dụng AI cho mọi thư điện tử. Một số email có thể hưởng lợi từ sự tự động hóa, trong khi những email khác lại đòi hỏi sự tinh tế và cảm xúc của con người. Việc hiểu rõ khi nào nên để AI hỗ trợ và khi nào cần tự mình gõ phím sẽ tạo nên sự khác biệt lớn, giúp bạn tối ưu hóa hiệu quả giao tiếp và duy trì sự chuyên nghiệp trong mọi tình huống.
1. AI Là Lựa Chọn Tối Ưu Cho Các Email Đơn Giản
Đối với những email mang tính chất đơn giản, ví dụ như các tin nhắn hậu cần nhanh gọn, việc sử dụng AI để soạn thảo phản hồi gần như luôn là một lựa chọn tốt. Nếu nội dung bạn cần gửi không yêu cầu sự sáng tạo hay tư duy phản biện sâu sắc, việc dùng AI sẽ không ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng thông điệp của bạn.
Chẳng hạn, bạn có thể đưa ra một câu lệnh đơn giản như: “Viết phản hồi chuyên nghiệp, súc tích cho email dưới đây và đề xuất một cuộc họp lúc 11 giờ sáng” khi cần sắp xếp một cuộc họp đơn giản. Các công cụ AI sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian mà vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp.
2. AI Giúp Xử Lý Khối Lượng Email Lớn
Hộp thư đến của bạn có thể tràn ngập các câu hỏi từ đồng nghiệp và bạn chắc chắn cần phải trả lời tất cả. Mặc dù chúng tôi thường khuyến nghị tránh sử dụng AI cho bất kỳ nội dung nào yêu cầu tính độc đáo cao, nhưng việc dùng AI như một công cụ bổ trợ khi soạn thảo phản hồi có thể giúp giảm bớt gánh nặng viết lách đáng kể.
Ví dụ, bạn có thể viết phản hồi của mình dưới dạng các gạch đầu dòng, sau đó yêu cầu ChatGPT biến những điểm đó thành một email mạch lạc, hoàn chỉnh.
Ví dụ ChatGPT chuyển các gạch đầu dòng thành email
Bên cạnh đó, các công cụ AI cũng có thể hỗ trợ bạn trong việc đọc và quản lý lượng email khổng lồ. Trong Outlook, tính năng Copilot cung cấp nhiều công cụ giúp bạn duyệt email nhanh chóng. Ngoài ra, nhiều công cụ AI khác như Grammarly và Sanebox cũng có thể hỗ trợ bạn trong việc quản lý hộp thư đến của mình một cách hiệu quả hơn.
3. AI Có Thể Nâng Cao Chất Lượng Email Của Bạn
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc viết email, các công cụ AI như ChatGPT có thể bổ trợ cho tư duy và quá trình soạn thảo của bạn. Bạn có thể dán một bản nháp email và yêu cầu AI chỉnh sửa, động não thêm ý tưởng, hoặc viết lại email theo một phong cách chuyên nghiệp hơn.
Sử dụng các công cụ AI theo cách này không thay thế ý tưởng gốc của bạn, nhưng nó có thể giúp bạn tinh chỉnh và phát triển chúng, tạo ra những email chất lượng cao hơn.
4. Tránh Dùng AI Khi Cần Sáng Tạo Và Tư Duy Phản Biện Sâu Sắc
Về khía cạnh độc đáo và sáng tạo, AI thường không phải là lựa chọn tốt nhất khi công việc đòi hỏi sự sáng tạo và tư duy phản biện của chính bạn. Dán một email đã nhận và yêu cầu ChatGPT viết phản hồi có thể hữu ích trong các giao tiếp đơn giản. Tuy nhiên, khi bạn cần cung cấp ý kiến đóng góp có giá trị về một vấn đề quan trọng, việc giao phó hoàn toàn cho AI thường là không khôn ngoan.
Quản lý, đồng nghiệp, hoặc bạn bè của bạn có lẽ muốn biết bạn nghĩ gì, chứ không phải ChatGPT nghĩ gì. AI vẫn có thể hữu ích như một công cụ bổ trợ, nhưng nó không thể thay thế sự sáng tạo và góc nhìn độc đáo của con người.
5. Không Sử Dụng AI Nếu Không Có Thời Gian Chỉnh Sửa Đầu Ra
Các mô hình ngôn ngữ AI thường có xu hướng tạo ra nội dung dài dòng và lặp lại. Trừ khi bạn là một “phù thủy” trong kỹ thuật prompt engineering hoặc cung cấp cực kỳ nhiều chi tiết trong câu lệnh để có đầu ra tốt hơn, bạn gần như luôn phải chỉnh sửa nội dung do ChatGPT tạo ra. Blaise Pascal từng nói: “Nếu có nhiều thời gian hơn, tôi đã viết một lá thư ngắn hơn”, và điều này cũng đúng với việc viết lách bằng AI.
Nếu bạn để ý, ngoài việc gợi ý chỉnh sửa, tất cả các câu lệnh ví dụ mà chúng tôi đưa ra đều bao gồm từ “súc tích” hoặc “ngắn gọn”. Hãy xem sự khác biệt mà một chút kỹ thuật prompt engineering tạo ra dưới đây, với cùng một yêu cầu được thực hiện ở phiên bản thông thường và phiên bản “súc tích”.
Ngay cả phiên bản súc tích cũng còn khá chung chung, dù chỉ là một email cơ bản điền vào chỗ trống. Nó vẫn cần được chỉnh sửa đáng kể để có tính độc đáo và súc tích hơn.
Tương tự, nếu tổ chức của bạn sử dụng công cụ kiểm tra AI hoặc cấm sử dụng AI, bạn có thể muốn tránh sử dụng AI hoàn toàn. Mặc dù vậy, đôi khi bạn có thể bị “báo cáo sai” về việc sử dụng AI vì nhiều lý do, ngay cả khi bạn không hề dùng.
6. Lạm Dụng AI Có Thể Thiếu Tôn Trọng Người Nhận
Khi bạn sử dụng AI để viết email, điều mà bạn chỉ mất vài giây để ra lệnh có thể khiến người nhận mất vài phút để đọc. Cá nhân tôi đã từng nhận được những email rõ ràng là do AI tạo ra từ đồng nghiệp ở nơi làm việc cũ. Tôi cảm thấy vô cùng khó chịu với văn bản dài dòng, lan man mà tôi nhận được, biết rằng mình có lẽ đã dành nhiều thời gian đọc email hơn là họ đã bỏ ra để viết.
Các công cụ AI có thể giúp bạn tận dụng thời gian để tăng năng suất, nhưng đừng quên tôn trọng thời gian của người khác khi sử dụng ChatGPT để viết email.
Dưới đây là một quy tắc chung khi cân nhắc sử dụng AI cho email và các hình thức giao tiếp khác: “Liệu việc sử dụng AI có đang làm mất thời gian của người nhận không?”.
Đối với việc viết các email đơn giản, phác thảo nội dung, hoặc sử dụng AI như một công cụ hỗ trợ viết lách, AI có lẽ không hề thiếu tôn trọng thời gian của người nhận. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng AI chỉ vì bạn không muốn bỏ công sức để viết một phản hồi mạch lạc, thì có lẽ bạn không nên sử dụng AI. Đôi khi, tốt hơn hết là không nói gì cả.
