Việc phải cuộn lên xuống giữa hai tài liệu Word để tìm kiếm sự khác biệt là một trải nghiệm không mấy dễ chịu và tốn thời gian. Tuy nhiên, bạn không cần phải tỉ mỉ dò từng trang để phát hiện những điểm khác biệt. Microsoft Word cung cấp một phương pháp dễ dàng hơn để tự động nhận diện tất cả sự khác biệt giữa hai tài liệu, giúp bạn so sánh 2 file Word một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.
So Sánh Tài Liệu Word Bằng Tính Năng “Compare” (So Sánh)
Tính năng “Compare” (So Sánh) của Microsoft Word có khả năng tự động làm nổi bật tất cả các điểm khác biệt giữa hai tài liệu. Đây là cách bạn có thể sử dụng tính năng này một cách hiệu quả để so sánh văn bản Word:
Các Bước Thực Hiện So Sánh Tài Liệu
- Mở một tài liệu Word mới và đi đến tab Review (Xem lại).
- Nhấp vào Compare (So Sánh) và sau đó chọn lại Compare (So Sánh) từ các tùy chọn trong menu thả xuống.
- Chọn các tài liệu bạn muốn so sánh trong hai trường Original document (Tài liệu gốc) và Revised document (Tài liệu đã sửa đổi).
- Bạn có thể tùy chọn nhấp vào nút More (Thêm) để điều chỉnh những gì bạn muốn so sánh trong tài liệu (ví dụ: bình luận, định dạng, trường, v.v.).
- Nhấp OK để bắt đầu quá trình so sánh.
Hộp thoại Compare Documents trong Microsoft Word, nơi người dùng chọn tài liệu gốc và tài liệu sửa đổi để so sánh
Hiểu Giao Diện So Sánh Ba Khung
Sau khi hoàn thành các bước trên, Word sẽ hiển thị một chế độ xem ba khung, với khung ở giữa hiển thị tài liệu đã được hợp nhất. Trong chế độ xem so sánh chính này, tất cả các thay đổi sẽ được làm nổi bật. Văn bản được chèn vào sẽ được gạch chân màu đỏ, trong khi văn bản bị xóa sẽ được đánh dấu bằng dấu gạch ngang (strikethrough).
Giao diện ba khung của Microsoft Word hiển thị hai tài liệu về Python đã được so sánh, với các thay đổi được làm nổi bật
Ở khung bên phải, bạn sẽ thấy tài liệu gốc và tài liệu sửa đổi để tham chiếu. Khung bên trái sẽ hiển thị tóm tắt tất cả các thay đổi được thực hiện trong tài liệu đã so sánh, chẳng hạn như văn bản được chèn hoặc xóa. Mỗi thay đổi sẽ được liệt kê theo thứ tự, và bạn có thể nhấp vào bất kỳ thay đổi nào để điều hướng trực tiếp đến phần đó để xem xét thêm.
Bạn cũng có thể đóng khung bên trái và bên phải để có cái nhìn tập trung hơn vào nội dung so sánh. Sau khi đã xem xét các thay đổi, bạn có thể vào File (Tệp) > Save As (Lưu dưới dạng) để lưu tài liệu so sánh để sử dụng trong tương lai.
Hợp Nhất Thay Đổi Khi So Sánh Tài Liệu Word
Khi so sánh tài liệu Word, bạn có thể muốn hợp nhất các thay đổi từ tài liệu này sang tài liệu khác để tạo ra một phiên bản sạch, thống nhất. May mắn thay, Microsoft Word giúp quá trình này trở nên dễ dàng.
Khi bạn đang ở chế độ xem so sánh, nhấp vào nút Tracking (Theo dõi) trên thanh công cụ, sau đó chọn Accept (Chấp nhận). Bạn có thể chọn Accept All Changes (Chấp nhận tất cả thay đổi) để tự động hợp nhất tất cả các bản sửa đổi vào tài liệu, hoặc chọn Accept and Move to Next (Chấp nhận và chuyển sang cái tiếp theo) nếu bạn muốn xem xét thủ công từng thay đổi trước khi hợp nhất.
Tùy chọn Accept (Chấp nhận) và Reject (Từ chối) trong thanh Tracking của Microsoft Word, giúp người dùng quản lý các thay đổi đã so sánh
Tương tự, tùy chọn Reject (Từ chối) cho phép bạn loại bỏ bất kỳ thay đổi không mong muốn nào. Khi bạn thực hiện điều này, Word sẽ tự động điều chỉnh tài liệu dựa trên lựa chọn của bạn, bằng cách kết hợp các nội dung chèn hoặc hoàn tác các nội dung xóa.
Sau khi xem xét tất cả các thay đổi, tài liệu sẽ phản ánh phiên bản đã được hợp nhất, kết hợp nội dung gốc với các bản sửa đổi cần thiết.
Ngoài ra, Word cũng cho phép bạn ghép file Word hoặc kết hợp tài liệu trực tiếp. Đơn giản chỉ cần vào tab Review (Xem lại), chọn Compare (So Sánh) > Combine (Kết hợp), và chọn hai tài liệu bạn muốn kết hợp.
So Sánh Tài Liệu Word Bằng Chế Độ “Side-by-Side View” (Xem Cạnh Nhau)
Nếu bạn không muốn sử dụng tính năng so sánh tự động của Word, bạn có thể so sánh tài liệu thủ công bằng cách sử dụng tùy chọn Side by Side View (Xem Cạnh Nhau). Điều này cho phép bạn xem cả hai tài liệu nằm cạnh nhau.
Để thực hiện điều này, hãy mở hai tài liệu Word bạn muốn so sánh. Sau đó, trong một trong các tài liệu, điều hướng đến tab View (Xem). Trong nhóm Window (Cửa sổ), nhấp vào nút View Side by Side (Xem Cạnh Nhau). Nếu có nhiều hơn hai tài liệu đang mở, bạn sẽ cần chỉ định tài liệu nào bạn muốn xem trong chế độ xem cạnh nhau.
Khi các tài liệu đã được sắp xếp trong chế độ xem cạnh nhau, bạn có thể cuộn qua chúng một cách độc lập hoặc bật tính năng Synchronous Scrolling (Cuộn Đồng Bộ). Với tính năng này, việc cuộn qua một tài liệu sẽ tự động cuộn tài liệu còn lại đến phần tương ứng, giúp bạn dễ dàng phân biệt file Word một cách trực quan.
Việc nắm vững cách so sánh 2 file Word có thể rất hữu ích khi bạn muốn xem lại các chỉnh sửa cộng tác hoặc theo dõi các thay đổi. Hơn nữa, nó cũng giúp bạn không cần phải phụ thuộc vào các công cụ trực tuyến để so sánh tài liệu, đảm bảo bảo mật và hiệu quả công việc. Áp dụng những thủ thuật này sẽ giúp bạn quản lý tài liệu Word chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian đáng kể.
