Mỗi buổi sáng là một khởi đầu mới, nhưng cũng giống như thư mục khởi động trên máy tính, chúng ta không muốn bị quá tải bởi quá nhiều thứ khởi chạy cùng lúc trong tâm trí phân tán. Việc lập kế hoạch từ đêm hôm trước mang lại lợi thế khởi đầu và giúp bạn bắt tay vào công việc ngay lập tức, đặc biệt hữu ích trong thế giới công nghệ nhịp độ nhanh. Đây là một thói quen đơn giản nhưng có thể thay đổi đáng kể hiệu suất làm việc và sự minh mẫn của bạn.
Tại Sao Lập Kế Hoạch Từ Đêm Hôm Trước Giúp Tăng Tốc Độ Công Việc?
Cảm giác lờ đờ sau khi thức dậy cho thấy não bộ chưa sẵn sàng cho những quyết định phức tạp. Lập kế hoạch từ đêm hôm trước tận dụng một mẹo tâm lý mạnh mẽ: những lợi ích tinh tế của giấc ngủ. Trong khi chúng ta ngủ, tiềm thức sẽ xử lý các ưu tiên cho ngày hôm sau, giúp chúng ta hiệu quả hơn trong một số nhiệm vụ nhận thức. Nó giống như một vận động viên vào vị trí trước tiếng súng hiệu lệnh.
Thay vì loay hoay với danh sách việc cần làm (to-do list) bên tách cà phê, bạn sẽ biết chính xác mình nên bắt đầu từ đâu. Bạn không cho bộ não cơ hội để tranh luận về nhiệm vụ đầu tiên; nó đã được định sẵn. Sự rõ ràng giúp giảm ma sát và thúc đẩy sự tập trung. Bạn không cần phải xem điện thoại hay bật máy tính, nhưng các công cụ kỹ thuật số có thể giúp việc này dễ dàng hơn.
Tôi từng thử nghiệm với việc sử dụng ChatGPT để thiết lập một thói quen buổi sáng, nhưng gần đây, tôi đã chuyển việc này sang buổi tối hôm trước.
ChatGPT hỗ trợ lên lịch trình làm việc và thói quen buổi sáng
Thói quen này có thể giúp bạn tiết kiệm 15 đến 30 phút buổi sáng, chuyển hóa năng lượng đó thành công việc hiệu quả. Tuy nhiên, bạn không nhất thiết phải làm theo hệ thống của tôi. Thói quen lập kế hoạch công việc hiện tại của bạn vẫn có thể hiệu quả – hãy thử nghiệm nó vào đêm hôm trước và xem liệu nó có giúp ích không. Bạn cũng có thể tận dụng lợi ích tuyệt vời của giấy cho các danh sách việc cần làm và tránh xa màn hình.
Lập Kế Hoạch Buổi Sáng Dễ Dẫn Đến Trì Hoãn Như Thế Nào?
Lập kế hoạch vào buổi sáng thường là một hình thức trá hình của sự trì hoãn dưới lớp vỏ “năng suất”. Ý chí của chúng ta yếu nhất ngay sau khi thức dậy. Đối mặt với hộp thư đến tràn ngập, Slack kêu bíp, hoặc một danh sách công việc lớn, không rõ ràng sẽ tạo cảm giác choáng ngợp. Bộ não của chúng ta không còn phân biệt ranh giới giữa thế giới thực và thế giới số nữa, và vì vậy, chúng ta trì hoãn.
Bạn có thể tự nhủ: “Tôi sẽ kiểm tra email nhanh thôi,” và đột nhiên 45 phút trôi qua, bạn phản ứng theo các yêu cầu của người khác thay vì làm theo chương trình nghị sự của riêng mình. Hoặc bạn bị mắc kẹt khi nhìn chằm chằm vào một danh sách nhiệm vụ khó khăn và rồi lại đầu hàng những công việc dễ dàng hơn, như sắp xếp màn hình máy tính.
Lập kế hoạch buổi sáng thường biến thành công việc phản ứng. Các thông báo và yêu cầu khẩn cấp đánh cắp sự tập trung của bạn trước khi bạn kịp sắp xếp các ưu tiên của mình. Một số công cụ kỹ thuật số tôi sử dụng đã làm tình hình này tệ hơn theo những cách khác nhau:
- Cơn sóng thần thông báo: Email và các ứng dụng nhắn tin như WhatsApp làm tôi ngập tràn những chuỗi tin nhắn chưa đọc, làm chệch hướng sự tập trung trước khi tôi có thể ngồi xuống để lập kế hoạch trong ngày.
- Bẫy danh sách vô tận: Mở một danh sách nhiệm vụ khổng lồ, chưa được sắp xếp trong Asana mà không có ưu tiên rõ ràng sẽ gây ra sự tê liệt.
- Tìm kiếm ngữ cảnh: Cố gắng nhớ tại sao tôi đã thêm các nhiệm vụ hoặc tài liệu quan trọng nằm ở đâu.
Lập kế hoạch vào ban đêm hoạt động như một liều thuốc an thần chống lại điều này. Tôi có thể chủ động thiết lập ngày của mình, trước khi sự hỗn loạn kỹ thuật số và những phiền nhiễu chiếm lấy.
Mẹo Thực Tế Lập Kế Hoạch Ngày Từ Đêm Hôm Trước (Với Công Cụ Kỹ Thuật Số)
Bắt đầu khá đơn giản. Hãy sử dụng cấu trúc chung để xây dựng nghi thức buổi tối nhất quán, chỉ mất từ 5 đến 10 phút của riêng bạn. Hãy nhớ rằng, các công cụ không quan trọng bằng hệ thống hay thói quen.
Xả Bỏ & Ghi Lại (Brain Dump & Capture)
Dọn dẹp tâm trí bằng cách ghi chú lại những suy nghĩ hoặc nhiệm vụ lộn xộn. Bạn có thể sử dụng các ứng dụng như Apple Notes, Google Keep, hoặc Evernote để ghi chú nhanh. Nếu muốn, việc ghi lại suy nghĩ của bạn dưới dạng nhật ký giọng nói là một thử nghiệm tiết kiệm thời gian đáng thử.
Xem Xét & Ưu Tiên (Review & Prioritize)
Mở ứng dụng quản lý nhiệm vụ chính của bạn. Nó có thể là bất kỳ ứng dụng phổ biến nào bạn chọn như Todoist, Microsoft To Do, hoặc TickTick.
Xem xét các ghi chú mới, danh sách nhiệm vụ và lịch ngày mai của bạn. Sau đó, chọn Nhiệm vụ Quan trọng Nhất (Most Important Task – MIT) của bạn và đánh dấu rõ ràng. Tôi gọi nó là “Điểm nhấn hàng ngày” của mình và phân loại nó là điều gì đó Khẩn cấp, Hài lòng, hoặc Vui vẻ.
Điểm nhấn hàng ngày được ghi chú trong Google Sheets
Hạn chế các nhiệm vụ hàng ngày khác của bạn ở 3 đến 5 mục quan trọng để giảm cảm giác quá tải. Sử dụng danh sách “Someday” (Để dành) hoặc hoãn các nhiệm vụ ít khẩn cấp hơn.
Phân Bổ Thời Gian (Time Blocking)
Sử dụng các ứng dụng phổ biến như Google Calendar, Fantastical, Apple Calendar, hoặc Motion. Kéo hoặc nhập các nhiệm vụ vào lịch của bạn với các khung thời gian thực tế, bao gồm cả thời gian đệm. Luôn lên lịch làm việc, nghỉ giải lao, tập thể dục và ăn trưa. Hãy coi chúng như những cuộc hẹn quan trọng.
Mã hóa màu sắc cho các nhiệm vụ để dễ dàng tham khảo nhanh (ví dụ: màu xanh lam cho công việc chuyên sâu, màu xanh lá cây cho cuộc họp, màu cam cho nghỉ ngơi, v.v.). Nếu Time Blocking không phù hợp với bạn, hãy thử Task Batching (gom nhóm nhiệm vụ). Tôi thường xuyên luân phiên giữa hai phương pháp này tùy theo ngày và loại nhiệm vụ.
Chuẩn Bị Không Gian Làm Việc Cho Ngày Mai
Đóng các tab và ứng dụng bạn sẽ không cần vào ngày mai. Mở các tài liệu hoặc công cụ chính liên quan đến nhiệm vụ đầu tiên của bạn và lưu các liên kết trong lịch hoặc ghi chú nhiệm vụ của bạn. Nếu tôi đang viết một bài báo, tôi sẽ đánh dấu chúng vào một thư mục tạm thời gọi là “Bắt đầu từ đây”.
Khi bạn bắt đầu các nhiệm vụ quan trọng, hãy kích hoạt Chế độ Tập trung (iOS/macOS) hoặc Digital Wellbeing/Do Not Disturb (Android) để tắt tiếng các thông báo gây xao nhãng trong thời gian làm việc.
Chế độ Tập trung (Focus Mode) trên điện thoại Android giúp giảm xao nhãng
Tôi đề cập đến công việc kỹ thuật số ở đây, nhưng những mẹo này áp dụng cho mọi thứ. Ví dụ, nếu bạn đi tập gym vào buổi sáng, hãy chuẩn bị đồ đạc của mình vào đêm hôm trước.
Kiểm Tra Lần Cuối & Cam Kết
Quét lại lịch và các nhiệm vụ của bạn để đảm bảo kế hoạch của bạn tập trung và thực tế. Đóng các ứng dụng gây xao nhãng và cam kết về mặt tinh thần với “ứng dụng năng suất tối thượng” mà tất cả chúng ta đều có — chiếc đồng hồ.
Lập kế hoạch vào ban đêm không chỉ là viết một danh sách việc cần làm; đó là một thói quen chiến lược. Sử dụng các công cụ kỹ thuật số để ghi lại, ưu tiên, lên lịch và chuẩn bị trước khi ngủ giúp bộ não của chúng ta có đủ thời gian để hình dung ngày hôm sau. Cũng hãy nhớ rằng, nếu có sự cố xảy ra, bạn luôn có thể lập kế hoạch nhỏ và điều chỉnh mọi thứ. Bạn sẽ đổi sự choáng ngợp lấy sự rõ ràng và sự căng thẳng buổi sáng bằng đà làm việc hiệu quả.
