Bạn có thực sự cần một con dao đa năng Thụy Sĩ khi một lưỡi dao đơn có thể hoàn thành công việc hiệu quả tương đương? Suốt nhiều năm, tôi đã dựa vào vô số ứng dụng bên thứ ba phức tạp để quản lý năng suất, tin rằng các ứng dụng gốc của Apple quá cơ bản. Nhưng sau khi quyết định dồn toàn lực vào việc tận dụng các ứng dụng năng suất của Apple, tôi chỉ ước mình đã làm điều đó sớm hơn.
Vấn Đề Với Các Công Cụ Năng Suất Bên Thứ Ba
Tôi luôn tìm kiếm những công cụ năng suất tốt nhất để giúp mình duy trì sự ngăn nắp và tập trung. Trong những năm qua, tôi đã thử mọi thứ từ Notion và OmniFocus đến Obsidian và Todoist. Mặc dù mỗi công cụ đều có thế mạnh riêng, nhưng cuối cùng tôi nhận ra chúng đều chia sẻ những thách thức gây khó chịu tương tự.
Thứ nhất, nhiều ứng dụng bên thứ ba đi kèm với quá nhiều tính năng—nhiều đến mức chúng có thể trở nên choáng ngợp. Dù những tính năng bổ trợ này ban đầu có vẻ hấp dẫn, chúng cũng đi kèm với một đường cong học tập dốc. Tôi đã dành hàng giờ để tùy chỉnh bảng điều khiển, thiết lập quy trình làm việc và học cách sử dụng các tính năng nâng cao, chỉ để nhận ra mình không cần đến một nửa trong số đó.
Màn hình ứng dụng Obsidian với các plugin và logo Obsidian, minh họa sự phức tạp
Thứ hai, mặc dù hầu hết các công cụ này đều đồng bộ hóa với đám mây, nhưng chúng không phải lúc nào cũng giao tiếp tốt với nhau hoặc với các công cụ khác mà tôi sử dụng hàng ngày. Điều này dẫn đến các quy trình làm việc bị ngắt kết nối và rất nhiều công việc thủ công để giữ mọi thứ được cập nhật.
Ngược lại, các ứng dụng năng suất của Apple được thiết kế có chủ đích để đơn giản và tích hợp liền mạch. Không có bộ tính năng quá tải hay đường cong học tập dốc. Thay vào đó, chúng tập trung vào việc thực hiện một vài điều tốt và tích hợp một cách mượt mà, dẫn đến trải nghiệm trôi chảy, kết nối hơn, cho phép tôi tập trung vào công việc, chứ không phải các công cụ của mình.
Reminders: Quản Lý Nhiệm Vụ Đáng Ngạc Nhiên
Thoạt nhìn, ứng dụng Lời nhắc (Reminders) của Apple có vẻ như một danh sách việc cần làm cơ bản—tuyệt vời cho việc mua sắm hàng tạp hóa và những lời nhắc nhanh. Mặc dù đúng là Lời nhắc không nặng tính năng như các công cụ quản lý dự án mạnh mẽ như OmniFocus, nhưng chính điều đó lại làm cho nó trở nên hiệu quả.
Lời nhắc đạt được sự cân bằng hoàn hảo giữa tính đơn giản và chức năng, và khả năng tích hợp liền mạch của nó với các ứng dụng Apple khác đã khiến nó trở thành một phần không thể thiếu trong hệ thống năng suất của tôi.
Tác vụ xem xét hàng tuần trong ứng dụng Lời nhắc của Apple, thể hiện khả năng tổ chức công việc
Lời nhắc tập trung vào những điều thiết yếu—mọi thứ đều chính xác ở nơi bạn cần, không có sự phức tạp không cần thiết hay tùy chỉnh vô tận. Điều này giúp việc sắp xếp danh sách việc cần làm trong Lời nhắc trở nên dễ dàng. Ví dụ, một trong những tính năng bị đánh giá thấp nhất của Lời nhắc là khả năng xử lý cả các việc cần làm đơn giản và các dự án phức tạp. Bạn có thể chia nhỏ các dự án lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và thậm chí tạo các nhiệm vụ con trong những nhiệm vụ đó.
Lời nhắc dựa trên vị trí là một tính năng đơn giản nhưng hiệu quả khác, vì nó cho phép bạn đặt cảnh báo kích hoạt khi bạn đến một địa điểm cụ thể. Chẳng hạn, bạn có thể đặt lời nhắc tưới cây ngay khi về đến nhà.
Tôi cũng sử dụng Danh sách thông minh (Smart Lists) trong Lời nhắc để giảm bớt gánh nặng trong việc tổ chức các nhiệm vụ. Thay vì sắp xếp thủ công các lời nhắc vào các danh sách khác nhau, Danh sách thông minh tự động nhóm các nhiệm vụ dựa trên các tiêu chí như ngày, mức độ ưu tiên, thời gian hoặc vị trí.
Ghi Chú (Notes): Trung Tâm Kiến Thức Cá Nhân Của Tôi
Ghi chú (Notes) của Apple là ứng dụng ghi chú tốt nhất cho người dùng Apple. Mặc dù nhiều người dùng chuyên nghiệp có thể cảm thấy ứng dụng Ghi chú còn thiếu một số tính năng quan trọng, nhưng lợi ích của nó vẫn vượt trội so với nhược điểm, đặc biệt đối với những người trong hệ sinh thái Apple. Thay vì chuyển sang một ứng dụng khác, tôi sử dụng ProNotes để tăng cường sức mạnh cho ứng dụng Ghi chú trên máy Mac của mình.
Giao diện ProNotes trên Mac với thanh định dạng, minh họa công cụ mở rộng cho Ghi chú của Apple
Một trong những điều tôi yêu thích nhất về Ghi chú của Apple là tốc độ truy cập thông tin. Nhờ khả năng tích hợp sâu với macOS, tôi có thể mở các ghi chú cụ thể trong Spotlight Search chỉ bằng cách gõ một từ khóa.
Tôi cũng sử dụng ứng dụng Ghi chú trên iPhone để quét tài liệu. Dù đó là hóa đơn, ghi chú viết tay hay hợp đồng, tôi đều có thể nhanh chóng quét và lưu lại. Nhờ đồng bộ hóa iCloud, nó có thể truy cập ngay lập tức trên tất cả các thiết bị Apple của tôi.
Là người thường xuyên có những ý tưởng bất chợt, tôi cần một cách để nắm bắt chúng nhanh chóng trước khi chúng trôi đi. Tôi sử dụng Góc nóng (Hot Corners) trên máy Mac để gán một trong các góc màn hình để mở ứng dụng Ghi chú nhanh chóng. Chỉ với một cú rê chuột đơn giản, tôi có thể ghi lại suy nghĩ mà không làm gián đoạn quy trình làm việc.
Lịch (Calendar): Người Quản Lý Thời Gian Và Lịch Hẹn Của Tôi
Phải thừa nhận rằng—tôi không phải lúc nào cũng là fan của Lịch Apple. Đây là lý do tại sao ban đầu tôi đã thay thế ứng dụng mặc định trên máy Mac bằng một lựa chọn thay thế bên thứ ba có tên Fantastical. Tuy nhiên, tôi đã chuyển trở lại Lịch vì nó miễn phí, và kể từ đó, tôi nhận ra rằng đôi khi, sự đơn giản chính là điều bạn cần.
Giao diện ứng dụng Lịch của Apple trên máy Mac, hiển thị khả năng quản lý thời gian hiệu quả
Một trong những điều tôi yêu thích nhất về Lịch Apple là cách nó dễ dàng xử lý nhiều lịch. Ví dụ, tôi có các lịch riêng biệt cho các khía cạnh khác nhau trong cuộc sống, mỗi lịch được gán một màu sắc độc đáo. Sự phân biệt trực quan này giúp dễ dàng nhận biết chúng ngay từ cái nhìn đầu tiên.
Một tính năng khác mà tôi yêu thích là Lịch có thể đồng bộ hóa các sự kiện từ các tài khoản lịch khác, như Google Calendar. Dù đó là một cuộc họp công việc do đồng nghiệp lên lịch hay một sự kiện gia đình được chia sẻ qua Google, mọi thứ đều hiển thị ở một nơi.
Sự đơn giản của Lịch Apple tỏa sáng khi tạo sự kiện. Tôi có thể đặt lời nhắc, thêm thông tin vị trí, người mời, tệp đính kèm và hơn thế nữa. Nếu kế hoạch thay đổi, việc sắp xếp lại cũng dễ dàng như kéo và thả các sự kiện sang một ngày khác.
Cách Các Ứng Dụng Năng Suất Của Apple Hoạt Động Tốt Hơn Khi Kết Hợp
Các ứng dụng gốc của Apple không chỉ hữu ích khi đứng độc lập—chúng còn hiệu quả hơn nhiều khi được sử dụng cùng nhau, biến chúng thành một hệ thống năng suất gắn kết. Hãy bắt đầu với Siri, công cụ đã trở thành cách ưa thích của tôi để thêm nhiệm vụ vào Lời nhắc một cách nhanh chóng. Bạn cũng có thể sử dụng Siri để tạo sự kiện Lịch và ghi chú, bằng cách nói những câu như:
- “Nhắc tôi gọi cho Sarah vào 3 giờ chiều.”
- “Tạo một ghi chú có tiêu đề đề xuất sách.”
- “Tạo sự kiện họp với Paul trong Lịch cho ngày mai.”
Ngoài ra, Apple giúp dễ dàng kết nối thông tin giữa các công cụ này, ví dụ:
- Tôi có thể ghi lại các ghi chú cuộc họp trong Ghi chú và ngay lập tức tạo một nhiệm vụ trong Lời nhắc từ ghi chú đó.
- Các nhiệm vụ trong Lời nhắc xuất hiện trong Lịch, cho phép tôi xem lịch trình và việc cần làm ở cùng một nơi.
- Nếu tôi nhận được một email về một cuộc họp, tôi có thể kéo nó từ ứng dụng Mail vào Lời nhắc để tạo một nhiệm vụ.
Điều này có nghĩa là các nhiệm vụ, sự kiện và ghi chú không tồn tại trong các “kho chứa” riêng biệt. Thay vào đó, chúng di chuyển linh hoạt giữa các ứng dụng, đảm bảo không chi tiết nào bị bỏ sót và năng suất làm việc diễn ra một cách tự nhiên.
Bằng cách sử dụng các ứng dụng mặc định của Apple, tôi đã cải thiện quy trình làm việc và giảm bớt sự phân tâm. Nếu bạn đã ở trong hệ sinh thái Apple, những ứng dụng này có thể là tất cả những gì bạn cần để nâng cao năng suất của mình.
